Case Studies #PracaHybrydowaKonferencja

Opisując case studies, zazwyczaj skupiamy się na sukcesach związanych z naszą współpracą z klientami w ramach zakończonych projektów. Dziś jednak chcemy się pochwalić projektem wewnętrznym, którego realizacja zajęła naszemu zespołowi dokładnie 63 dni. W lipcu podjęliśmy decyzję o organizacji konferencji o tematyce pracy hybrydowej, a jej termin wyznaczyliśmy na wrzesień, stawiając sobie wewnętrznie bardzo duże wyzwanie!

#PracaHybrydowaKonferecja finalnie stała się 3-dniowym wydarzeniem całkowicie online, podczas którego 27 prelegentów z Polski i zza granicy dzieliło się swoim doświadczeniem, praktykami oraz wiedzą na temat pracy w modelu mieszanym. W tym case studies chcielibyśmy przedstawić cały proces powstawania konferencji, od pomysłu do ostatniej sekundy nagrań. 

Etap 1. Jak? 

Wybór tematu był dla nas naturalną kontynuacją wielu projektów z naszymi klientami. Wiedzieliśmy jakie obszary, wyzwania i przeszkody towarzyszą tematyce pracy hybrydowej oraz jak ważne jest to zagadnienie w kontekście bieżącej sytuacji związanej z COVID-19. Chcieliśmy zgłębić ten temat jak najmocniej, ale w innowacyjnym podejściu: people first.

W tym miejscu zadaliśmy sobie podstawowe pytania: 

1. Kiedy powinna odbyć się konferencja?

2. Jakie dokładnie obszary w ramach tej tematyki powinna poruszać? 

3. Jaką formułę powinna przybrać?

4. Jakie są nasze must have i nice to have w jej trakcie? 

Te pytania rozpoczęły równoległe 3 etapy: research terminu, narzędzia oraz stworzenie listy zagadnień do poruszenia w trakcie wydarzenia. 

Konsekwencją było ustrukturyzowanie naszej konferencji i podzielenie jej na 3 dni tematyczne poświęcone: ludziom, procesom i narzędziom oraz osadzenie jej w terminie 8-10 września. 

Zdefiniowaliśmy również, czego potrzebujemy w zakresie technologicznym i rozpoczęliśmy kontakt z partnerami w tym obszarze. Zdecydowaliśmy się na wybór pomiędzy 3 narzędziami. W tym miejscu nie mieliśmy jeszcze żadnej wiedzy, z którego skorzystamy finalnie.

Etap 2. Kto? 

Kolejnym krokiem było zaproszenie prelegentów. Wysyłka zaproszeń wystartowała na 50 dni przed konferencją. Na naszej liście było 50 osób z różnych firm i branż. Naszym celem było zaangażowanie jak największej ilości praktyków w tym temacie. Strategia jednak do końca nie została przemyślana. W tym miejscu bijemy się w pierś. Na początku chcieliśmy zaplanować 12 prelekcji. Finalna liczba to 19 wystąpień. To niesamowicie nas zaskoczyło. Nie spodziewaliśmy się tak licznej i pozytywnej odpowiedzi w tak krótkim czasie. Z prelegentami nasza ścisła współpraca trwała od pierwszego maila do końca wydarzenia, a nawet i chwilę potem, na zorganizowanym spontanicznie, zdalnym after party dla prelegentów. Nasza mała społeczność stała się zżyta, a atmosferę wzajemnego wsparcia dało się odczuć do samego końca.

Z pełną listą naszych prelegentów możesz zapoznać się tutaj. 

Jak wyglądał proces współpracy z prelegentem?

Etap 3. Dla kogo? 

Precyzując grupę docelową naszej konferencji, w pierwszej kolejności myśleliśmy o osobach, które aktualnie najmocniej zmagają się ze zmianą modelu pracy na hybrydowy. Z tego powodu wyszczególniliśmy 4 grupy: 

• Menadżerów i Liderów Zmiany

• Osób zarządzających zespołami

• Przedstawicieli działów HR

• Pracowników zdalnych / hybrydowych

Sama grupa zdeterminowała wybór kanałów promocji wydarzenia. Wykorzystaliśmy reklamy na platformach Facebook, Google oraz LinkedIn. Dodatkowa promocja pojawiła się u partnerów konferencji Akademii Leona Koźmińskiego oraz Bussines Insidera.

Efektem tego była sprzedaż dostępów dla ponad 1 500 użytkowników. To przełożyło się na udział 1 522 użytkowników w wydarzeniu na żywo. Poszczególne wystąpienia cieszyły się różnym zainteresowaniem uczestników konferencji. Średnia liczba osób biorących udział w prelekcji to 129. Pokazuje to jak bardzo sami użytkownicy dzielili się ze względu na dobór tematyki. 

Co dalej? 

Już dziś zapowiadamy drugą edycję tego wydarzenia. Pozytywne opinie po 1 edycji, tempo sprintu i masa pozytywnej energii sprawiła, że nie chcemy się zatrzymywać. Już w marcu 2021 porozmawiamy z kolejnymi prelegentami o tym jak ludzie, procesy i narzędzia wyglądają w ich przedsiębiorstwach po 12 miesiącach od lockdownu.

Obecna edycja jest jednak nadal żywa. Jeśli nie udało Ci się dołączyć na żywo, możesz zakupić nagrania z wystąpień.