Jaki był problem?

Santander Leasing dostrzegł potrzebę rozwoju kompetencji menedżerów i dyrektorów w zakresie prowadzenia efektywnych spotkań online. W związku z dynamiczną zmianą formy pracy oraz rosnącą liczbą spotkań zdalnych, pojawiły się wyzwania związane z zarządzaniem grupą, utrzymaniem uwagi uczestników oraz osiąganiem celów spotkań. Istotnym problemem było również przeciążenie uczestników nadmierną liczbą długich i nieefektywnych spotkań, co obniżało ich zaangażowanie oraz efektywność.

Organizacja potrzebowała programu, który w skondensowanej formie dostarczy wiedzy na temat roli facylitatora spotkania, zarządzania dynamiką grupy oraz doboru odpowiednich narzędzi online. W związku z tym, zespół Santander Leasing zwrócił się do Socjomanii z prośbą o zaprojektowanie i przeprowadzenie warsztatów dla swoich liderów.

Rozwiązanie?

Socjomania przygotowała warsztaty online składające się z 2 sesji po 4 godziny, zaprojektowanych w oparciu o podejście praktyczne i interaktywne. Dzięki wcześniejszej analizie potrzeb klienta, program został dopasowany do realiów codziennej pracy uczestników, uwzględniając zarówno techniczne aspekty facylitacji, jak i strategie angażowania grupy.

Program warsztatów obejmował kilka kluczowych elementów:

1. Rola facylitatora spotkania online
   Uczestnicy zrozumieli, jakie kompetencje powinien posiadać skuteczny facylitator, czym różni się od moderatora, coacha czy project managera oraz jakie odpowiedzialności spoczywają na nim podczas spotkania.

2. Projektowanie efektywnego spotkania
   Omówiono, jak ważne są takie elementy jak „big idea” spotkania, jasno określony cel oraz przemyślany dobór uczestników i aktywności. Uczestnicy pracowali nad praktycznymi scenariuszami, które obejmowały różne typy spotkań, m.in. statusowe, kreatywne, konsultacyjne czy kickoffy projektów.

3. Techniki i narzędzia facylitacyjne
   Przeanalizowano najczęstsze problemy związane z facylitacją online, takie jak bierna postawa uczestników czy dominujący głos w grupie. Uczestnicy zapoznali się z praktycznymi rozwiązaniami, takimi jak:

   • Breakout rooms do pracy w mniejszych grupach.

   • Narzędzia interaktywne, np. Mentimeter, Miro, EasyRetro.

   • Techniki angażujące, jak burza mózgów, głosowanie kropkami, czy ćwiczenia na refleksję grupową.

4. Zarządzanie czasem i dynamiką grupy
   Prowadzący zaprezentowali metody szacowania czasu trwania spotkania oraz poszczególnych jego części, bazując na procentowym podziale aktywności. Uczestnicy nauczyli się, jak reagować na sytuacje kryzysowe, takie jak przedłużające się dyskusje, oraz jak pilnować ram czasowych spotkań.

5. Dobre praktyki i zasady spotkań online
   W ramach warsztatów omówiono znaczenie tzw. kontraktu grupowego, czyli zestawu zasad współpracy. Uczestnicy zapoznali się z regułami, które wspierają efektywność spotkań online, m.in. „video-by-default” (kamerki włączone) oraz „mute-by-default” (wyciszone mikrofony). Zasady te mają na celu zwiększenie komfortu i zaangażowania wszystkich uczestników.

6. Ćwiczenia praktyczne
   Ważnym elementem warsztatów były ćwiczenia symulacyjne, podczas których uczestnicy projektowali i prowadzili przykładowe spotkania online. Dzięki temu mogli przetestować w praktyce nowe techniki i narzędzia.

FAQ i analiza scenariuszy
Pod koniec warsztatów uczestnicy mieli możliwość zadania pytań i przedyskutowania indywidualnych wyzwań, z którymi spotykają się na co dzień. Pracowano na konkretnych przykładach, co pozwoliło na natychmiastowe zastosowanie zdobytej wiedzy.

Efekty?

Warsztaty zostały bardzo pozytywnie ocenione przez uczestników. Dzięki zrealizowanemu programowi kadra menedżerska Santander Leasing zdobyła nowe kompetencje w zakresie facylitacji spotkań online. Uczestnicy podkreślali, że największą wartością warsztatów była możliwość praktycznego przećwiczenia scenariuszy spotkań oraz poznanie narzędzi wspierających. Ankieta poszkoleniowa wykazała wysoki poziom zadowolenia, a kluczowe opinie uczestników brzmiały:

• „Doceniam prezentację zawierająca esencję ze szkolenia. Zaś z części elementów już korzystam także na szkoleniu niejako potwierdziłem sobie, że dobrze robię.”

• „Podobały mi się narzędzia do pracy grupowej. Chętnie je wykorzystam przy najbliższej okazji.”

Dodatkowym efektem warsztatów było stworzenie checklisty dobrych praktyk, która została udostępniona wszystkim uczestnikom. Dzięki niej, liderzy mogą w przyszłości skutecznie planować i przeprowadzać spotkania zdalne.

Rozszerzenie projektu

Po sukcesie warsztatów dla kadry zarządzającej, Santander Leasing zdecydował się na uruchomienie dodatkowych szkoleń dla pracowników z różnych działów i poziomów organizacyjnych. W planach znalazły się cztery grupy uczestników, a także zaproponowanie otwartego webinaru dla wszystkich pracowników, którzy wykazali zainteresowanie rozwojem w obszarze facylitacji spotkań. Na potrzeby tego etapu przygotowano właśnie taką skróconą wersję szkolenia w formie webinaru (60 minut teoretycznego wprowadzenia z mikro-ćwiczeniami, plus 30 minut sesji Q&A), który nagrano i udostępniono w organizacji jako materiał do odsłuchania.

Zakres digitalka obejmował m.in.:

• Zrozumienie swojej roli na spotkaniu.

• Techniki aktywnego słuchania.

• Zasady wspierania otwartej i inkluzywnej dyskusji.

• Zarządzanie emocjami i równowagą w rozmowie.

Podsumowanie

Socjomania dostarczyła Santander Leasing skuteczne narzędzie rozwoju kompetencji dla kadry menedżerskiej i dyrektorskiej. Dzięki warsztatom online uczestnicy zdobyli praktyczne umiejętności, które pozwalają im prowadzić efektywne, angażujące i zorganizowane spotkania zdalne.

Trenerzy, którzy mogą zrealizować to szkolenie dla Twojej organizacji:

Martyna Tarnawska

Entuzjastka świata digital i nowych technologii, trener, facylitator i project manager. Od 2015 roku projektuje procesy rozwojowe, produkty i usługi; facylituje warsztaty innowacji w metodyce Service Design i korzysta z narzędzi Design Thinking w codziennej pracy. Przeprowadziła +2000 godzin szkoleniowych i warsztatowych z zakresu service design, design thinking, trendów w digitalu, content marketingu i marketingu internetowego. Posiada wysokie umiejętności w zakresie wystąpień publicznych, facylitacji i projektowania warsztatów dla różnych grup odbiorców.