Case study z 2. edycji #PracaHybrydowaKonferencja

Po raz kolejny zaprosiliśmy specjalistów z Polski i zagranicy, by porozmawiać o aktualnych problemach, a także wyzwaniach pracy hybrydowej w pandemicznej rzeczywistości. Jednak druga edycja konferencji była wręcz wywrotowa w porównaniu z jej pierwszą odsłoną. 

100 - tyle osób jednocześnie było zalogowanych podczas panelu live

76% - oglądających oceniło panel jako „doskonały”

82% - tyle uczestników oceniło jako bardzo dobre lub świetne przygotowanie paneli, dobór ekspertów i wartość merytoryczną wydarzenia live

10 godzin wiedzy od prelegentów czeka na Ciebie na platformie VOD

6 partnerów wydarzeniach - Forbes Polska, Business Insider Polska, MURAL, Clickmeeting, Pathwright i ebookpoint BIBLIO
 

Poznaj nie tylko liczby, ale przede wszystkim efekty naszej pracy i kup dostęp do materiałów pokonferencyjnych: paneli dyskusyjnych live i prelekcji. Zobacz ścieżkę na żywo:

Co zrobiliśmy inaczej?

1. edycja #PracaHybrydowaKonferencja była dla Socjomanii pionierskim przedsięwzięciem. Nie tylko dlatego, że do tej pory nikt w Polsce nie powołał takiego wydarzenia poświęconego modelowi rozproszonemu. Również z tego względu, że była to pierwsza konferencja wirtualna na taką skalę, jaką zorganizowaliśmy.

Jej sukces, pozytywny feedback, wnioski z mniej udanych elementów (tu czeka case studies z 1. edycji #PracaHybrydowaKonferencja), a przede wszystkim zmieniający się krajobraz biznesowy, sprowokowały nas do stworzenia 2. edycji wydarzenia. Jednak tym razem podeszliśmy do zadania nieco inaczej. 

Mądrzejsi o wiedzę z poprzedniej edycji i konsulting z ekspertami, wiemy, że najważniejszym komponentem i tym, od którego zależy efektywność procesu zmiany, są i zawsze będą ludzie. Dlatego właśnie człowieka postanowiliśmy osadzić w centrum wydarzenia.  Dostrzegliśmy ponadto, że w pracy hybrydowej najtrudniejsze dla lidera są emocje i zarządzanie zespołem. Był to najmniej zagospodarowany obszar w firmach pracujących hybrydowo, traktowany wręcz po macoszemu. 

Zmieniliśmy nie tylko czas trwania konferencji, ale przede wszystkim formułę. Tę dobrze wszystkim znaną, synchroniczną formę, przekształciliśmy w hybrydowe wydarzenie zaprojektowane tak, by potem móc podzielić się nim w formie kursu. Dzięki temu uczestnicy wciąż mogą wrócić do materiałów konferencyjnych, a wszyscy, którzy nie brali udziału w konferencji, mają możliwość wykupienia dostępu w dowolnym momencie. Brzmi enigmatycznie? W dalszej części artykuły wyjaśniamy, jak stworzyliśmy coś unikatowego. 

Organizacja 2. edycji #PracaHybrydowaKonferencja, czyli „wszystkie ręce na pokład”

Bogatsi o doświadczenie z 1. edycji wydarzenia, podczas tworzenia 2. odsłony, byliśmy bardziej zwinni i działaliśmy w tzw. sprintach. Najpierw wyszliśmy od zaplanowania koncepcji. Podzieliliśmy się na zespoły odpowiadające za różne obszary: 

• poszukiwanie i zapraszanie prelegentów i panelistów,

• przygotowanie planu paneli dyskusyjnych i warsztatów,

• zbieranie kontaktów zainteresowanych wydarzeniem,

• strategia reklamowa, 

• poszukiwanie partnerów medialnych i technologicznych,

• koordynowanie nagrań prelegentów na platformę VOD,

• przygotowanie platformy VOD,

• przygotowanie paneli dyskusyjnych i ich realizacja.

Każdy z elementów musiał być dobrze zaopiekowany, dlatego w przygotowanie zaangażował się cały zespół Socjomanii. Aby udoskonalić pracę nad obszarami wydarzenia, 2 razy w tygodniu robiliśmy krótkie spotkania sprawdzające, na jakim etapie jesteśmy lub gdzie może pojawić się wąskie gardło. Dało to nam poczucie trzymania ręki na pulsie.

Dwie grupy gości podczas konferencji o pracy hybrydowej

Jak przy 1. edycji, tak i tym razem, dużą uwagę przykuliśmy do doboru gości. Z tą różnicą, że podzieliliśmy ich na prelegentów, którzy nagrają około 20-minutowe prelekcje osadzone na specjalnie do tego przygotowanej platformie oraz panelistów występujących podczas dnia na żywo. 

Mocne nazwiska z dużym doświadczeniem przyciągają uczestników. Mieliśmy więc sporo gości z zagranicy - m.in. Lisette Sutherland, Hyper Island, NOBL Collective. Z tego co wiemy, taka międzynarodowa reprezentacja bardzo przypadła do gustu uczestnikom. Pełną agendę możesz sprawdzić na stronie kursu rozwojowego.

Jak wybieraliśmy gości? Postawiliśmy sobie kilka założeń. W pierwszej kolejności kluczem był dobór firm, które już wdrażają model rozproszony lub od dłuższego czasu w taki sposób pracują. Szukaliśmy managerów, którzy są liderami i praktykami pracy hybrydowej, a co za tym idzie, mogą podzielić się swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniem. Na przykład zarządzania czasem, Objectives Key Results (czyli OKR-ami), efektywnością czy emocjami. 

Platforma VOD - nowa, asynchroniczna forma dzielenia się wiedzą podczas konferencji

Najważniejsza zmiana dotyczyła formuły konferencji. Skróciliśmy ją do dwóch dni na żywo. Dodaliśmy również materiały online. Na decyzję największy wpływ miał feedback uczestników 1. edycji. Dostaliśmy sygnały, że 3 dni to zbyt długi czas i trudno jest zaplanować w kalendarzu uczestnictwo w wydarzeniu tak, by nie kolidowało to z pracą. 

Tak powstał pomysł stworzenia kursu rozwojowego na platformie VOD, która zawiera wspomniane wyżej, 20-minutowe prelekcje ekspertów pracujących hybrydowo wraz z pigułkami. Podzielili się wiedzą o najlepszych taktykach w zarządzaniu zespołem, wykorzystaniu skutecznych i sprawdzonych narzędzi oraz pracy nad emocjami. 

W ten sposób wykrystalizował się program prelekcji znajdujących się na platformie VOD #PracaHybrydowaKonferencja. Aby był jeszcze bardziej czytelny i przejrzysty, podzieliliśmy go na 3 bloki tematyczne: 

• Rola lidera - Skupienie się na roli managerów i liderów w procesie zmiany, omówienie wyzwań związanych zarówno z zarządzaniem efektywnością i procesami, jak również poruszenie kwestii miękkich związanych z motywacją i rozwojem.

• Współpraca - Temat dotyczący każdego pracownika organizacji, który powinien znać zasady współpracy, otwarcie się komunikować i dawać feedback, a także zarządzać przepływem informacji.

• Emocje i relacje - Blok poświęcony nie tylko zdrowiu psychicznemu i stresowi, ale również związany z budową hybrydowych zespołów czy zarządzaniem czasem.

Prelekcje nagrywali nie tylko polscy, ale i zagraniczni fachowcy. Wśród nich znaleźli się także eksperci z Socjomanii. Dzięki temu czynnie włączyliśmy się w tworzenie wartościowych treści i dzieliliśmy się doświadczeniami, które zbieramy pracując hybrydowo. Jakie tematy poruszali goście? Sprawdź program ścieżki rozwojowej.

2. edycja konferencji o pracy hybrydowej i platforma VOD z technicznej perspektywy

Platforma VOD, stworzona specjalnie na potrzeby 2 edycji #PracaHybrydowaKonferencja, była etapem pochłaniającym najwięcej czasu. Koordynowaliśmy nagrania prelegentów, dopięcie terminów, wgranie materiałów, oprawa graficzna i tworzenie pigułek. W efekcie uczestnicy dostali ponad 10 godzin materiałów w formie video, prezentacji, podcastów i tekstów od ponad 32 prelegentów. 

Platforma VOD konferencji stała się, dzięki formie asynchronicznej i potężnej dawce wiedzy, Netflixem dla HR. Co to oznacza? Każdą lekcję można odtwarzać dowolną liczbę razy, zatrzymywać kiedy się chce i wracać do ulubionych momentów, by je utrwalić. To unikatowe rozwiązanie w skali materiałów pokonferencyjnych.

Uczestniczę już drugi raz w konferencji i to co wyróżnia Państwa konferencje na tle innych, to całkowicie holistyczne podejście do tematu pracy (w tym przypadku hybrydowej).

W moim komentarzu chciałam podkreślić, że właściwym fundamentem do efektownej i efektywnej pracy hybrydowej jest uczciwa relacja między pracodawcą i pracownikiem. Jasne ustalenie oczekiwań, celów i zasad pracy, ale też pamiętanie o strefie poza zawodowej każdej ze stron jest kluczowe. Stąd po prostu warto pamiętać o celach i strategii działań firmy, ale również o tym że firmę tworzą ludzie (na różnych stanowiskach i o różnych dodatkach 'z życia prywatnego'). Właśnie takie tematy były wkomponowane w wykłady II edycji- i to było super:)

Hanna Milic, specjalista ds. produktów, Kanlux S.A.

Skoro jesteśmy już przy utrwalaniu, nie możemy zapomnieć o tzw. „pigułkach wiedzy”, które czekają na platformie. Są to streszczenia prelekcji, podkreślające najważniejsze punkty każdej z nich. 

Świetny sposób na skuteczniejsze zapamiętywanie poznanych tematów, prawda? 

Panel live czyli część synchroniczna #PracaHybrydowaKonferencja

Panel live początkowo podzieliliśmy na 3 bloki tematyczne, tożsame z tymi na platformie VOD. Szybko jednak zmodyfikowaliśmy ten plan i do programu doszedł jeden, bardzo ważny blok z gośćmi z zagranicy “The Future of Hybrid Leadership”. Okazał się kolejnym, świetnym pomysłem, bo właśnie głosy ekspertów z zagranicy były tymi najbardziej pożądanymi. Co zresztą docenili uczestnicy pozostawiący opinie po konferencji. 

Najbardziej podobała mi się mnogość poruszonych tematów oraz zaproszeni eksperci. Wiele dyskusji pobudziło mnie do przemyśleń. I mam listę pomysłów do wprowadzenia w moim obszarze. Szczerze się cieszę ,ze wzięłam udział w tej konferencji.

Eliza Mizera, Agile Coach, Scrum Master and Licensed Project Manager (IPMA), Ringier Axel Springer Polska

Tematy paneli były kontynuacją i w pewnym sensie komentarzem do tego, co znaleźliśmy na platformie. Część prelegentów została także zaproszona do panelu live. Dzięki temu mogli dopełnić swoje prezentacje komentarzem, a uczestnicy zadać im pytania na żywo.

W tym miejscu wielkie podziękowania należą się naszemu partnerowi technicznemu, platformie Clickmeeting. Za jej pośrednictwem uczestnicy i goście logowali się na konferencję. Wszystko odbyło się bez potrzeby instalowania specjalnych oprogramowań, które często ostraszają uczestników. To bardzo ułatwiło organizację. 

Warsztaty service design pt. “Problem solving w nowej rzeczywistości”

2. dzień konferencji poświęciliśmy pracy na konkretnych przykładach z wykorzystaniem elementów wiedzy, którą dostaliśmy w materiałach VOD i podczas panelu. Uczestnikom zaproponowaliśmy zagadnienie “problem solving” metodą Service Design. Natomiast na tapet wzięliśmy temat feedbacku. Bardzo uniwersalny i potrzebny zarówno managerom jak i pracownikom.

W realizacji części ćwiczeniowej pomogła nam aplikacja naszego partnera technologicznego - MURAL - która jest przeniesieniem realnej tablicy tworzonej metodą design thinking do świata wirtualnego. To narzędzie nie tylko ułatwia liderowi pracę z zespołem, ale także zespołowi branie udziału w projektowaniu procesu, gdy wszyscy są rozproszeni po różnych częściach kraju i świata. 

Oto, co uczestnicy warsztatu uznali za najciekwsze:

• metoda design thinking,

• metoda “5 why”,

• hasło “zakochaj się w problemie”,

• schemat rakiety, czyli “co nas ciągnie w górę”, “co nas ciągnie w dół”.

Dwugodzinne zajęcia pomogły zrozumieć wagę feedbacku i to, jak go budować, by był konstruktywny, dał coś dobrego nie tylko firmie, ale też pracownikowi. 

Podsumowanie

Wiedza zgromadzona na platformie przyda się nie tylko organizacjom pracującym hybrydowo czy też planującym działać w ten sposób. Czeka tu także masa wskazówek, które docenią również firmy pracujące stacjonarnie.

Wiemy już o hybrydzie o wiele więcej. Zdążyliśmy się nauczyć pewnych modeli pracy, wdrożyliśmy niezbędne narzędzia. Ale wciąż potrzebujemy dyskutować na temat jej jakości tej pracy, emocji, które się z nią wiążą czy zarządzaniu zespołem pracującym w modelu mieszanym. Popularna jak nigdy wcześniej praca hybrydowa może zostać z nami na dłużej, o ile model ten będzie odpowiadał potrzebom i ideom firm.