FAQ facylitacja online vol. 4 - wyzwania, zagrożenia, ryzyka

Prowadzenie spotkań biznesowych lub warsztatów wiąże się z wieloma wyzwaniami, które facylitator może napotkać na swojej drodze. Co jest najtrudniejsze w tym zadaniu? Jakie największe ryzyko może się pojawić podczas facylitacji? Jak się rozwijać i skąd czerpać wiedzę dot. facylitacji? Odpowiadamy na te pytania w naszym artykule!

Wyzwania facylitatora - część czwarta

Jeśli prowadzisz spotkania i warsztaty, na pewno mierzysz się z wieloma wyzwaniami. Ten cykl jest dla Ciebie - by poznać opinie ekspertów i dzielić się know-how! W pierwszej części cyklu poruszaliśmy wyzwania współpracy uczestników na spotkalniach online i problem nagłego opuszczania spotkań... W drugiej zaś zmierzyliśmy się z występującym problemem z narzędziem oraz brakiem zaangażowania uczestników podczas spotkań online.  A w trzeciej, na tapet wzięliśmy kwestie bierności uczestników i nierównego poziomu wiedzy wśród uczestników. 

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na kolejne trzy pytania:

• Co jest najtrudniejszym wyzwaniem dla Ciebie, jako facylitatora?
• Jakie jest największe zagrożenie, ryzyko, które może się pojawić w trakcie facylitacji online?
• Jaką książkę radzisz przeczytać osobie, która chce się zająć facylitacją?

Na te pytania odpowiada Martyna Tarnawska i Bartosz Furtak z zespołu Socjomanii, którzy są autorami naszego kursu online Facylitacja online. Do podzielenia się swoim know-how, doświadczeniami i refleksjami zaprosiliśmy również zaprzyjaźnionych nam ekspertów-facylitatorów - trenerkę biznesu Aleksandrę Bukowską, Pilotkę Zmian i Ekspertkę Concordia Design Agnieszkę Pełka-Szajowską, CEO w Design Mentorship Kasię Szczesną, konsultanta strategii w biznesie Bartłomieja Świstaka Piotrowskiego, Kajetana Wuttkowskiego z HCM Deck, Kamila Puk z Netguru oraz Anię Żurek-Lisowską, również z zespołu Socjomanii. Przeczytajcie ich odpowiedzi w poniższym materiale!

Pytanie 1: Co jest najtrudniejszym wyzwaniem dla Ciebie, jako facylitatora?

Martyna Tarnawska, Digital Innovation Lead w Socjomanii: Bycie zaskoczonym w trakcie warsztatu. :) Zazwyczaj wiele rzeczy da się przewidzieć przed spotkaniem i na to przygotować. Zdarza się jednak, że dopiero na samym początku spotkania, szczególnie z nową grupą, pojawiają się nowe dane - na przykład facylitator identyfikuje, że jest jakiś konflikt wewnętrzny z grupą lub uczestnicy nie są przygotowani do tematu spotkania lub że temat warsztatów nie jest jednak priorytetowy dla tej grupy i nie ma ona żadnej motywacji. Dlatego jestem zawsze przygotowana z różnymi wariantami „A co jeśli…”. Z każdą taką nową sytuacją, ten arsenał wariantów wydłuża się, jednak na pewno sporą trudnością jest radzenie sobie z nowym wyzwaniem i szukanie wtedy szybko rozwiązania. Daję sobie jednak na to czas - robię przerwę, spokojnie rozważam argumenty za i przeciw i wybieram nową strategię.

Agnieszka Pełka-Szajowska, Pilotka Zmian i Ekspertka Concordia Design: Wyzwaniem jest dla mnie każde facylitowanie, serio. Po każdym, czy krótkim czy długim procesie, jestem na tyle padnięta, że potrzebuję krótkiej drzemki. Bo to działanie „wielozmysłowe” i „wielowymiarowe”, gdzie uwaga i myślenie (na kilku poziomach) działa na hiper obrotach.

Kilka wyzwań z mojej strony:

• Ekonomia uwagi w zespołach: w trakcie pandemii i obecnie obserwuję spadek koncentracji uczestników, dlatego jeszcze większą uwagę zwracam na „zarządzanie energią” uczestników, pomoc im w tym, tak by angażować ich odpowiednio do sytuacji - np. widziałam takie spotkania gdzie mnogość „energizerów” zabijała resztki sił poznawczych na merytoryczny udział w pracy a facylitator twierdził, że to robi po to „bo jest cisza na spotkaniu”... A cisza bywa także potrzebna np. na przemyślenie, skupienie, pozbieranie myśli, organizację notatek, odlecenie na chwilę myślami „co tam w domu”, by się uspokoić i znów wrócić do pracy etc.

• Uczenie się: wyzwaniem jest dla mnie śledzenie wiedzy o tym, jak uczy się osoba dorosła (także o angażowaniu, motywacji, myśleniu) i o uczeniu w zespołach (wymiana wiedzy, uczące się organizacje), szczególnie oddzielanie prawd od mitów. Śledzę badania empiryczne i książki na ten temat, i marzę, by ktoś stworzył kiedyś takie jedno miejsce (póki co ratuje mnie program w którym je gromadzę tj. Notion, do którego mogę wrzucać linki, swoje komentarze, kategoryzować i wygodnie przeszukiwać - polecam).

• Czym jest facylitowanie a czym nie jest: to wciąż bywa dla uczestników niejasne, przez co wchodzą w „proces” z różnymi wizjami i oczekiwaniami (facylitowanie facylitowaniu nie równe). Dlatego wygospodarowuję czas (choć wciąż go dostaję za mało ;-)) na tę część, by „nie ścinać zakrętów”. Procentuje to efektywniejszą i bardziej skupioną (jeśli trzeba) pracą.

• Nawyki: Mówię o poznawczych i zachowaniach. Przecież uwielbiamy jako ludzie! Są takie, które nas wspierają, ale są także, które widzę, jak mocno ograniczają pracę w zespole. W zależności od kontraktu na moją pracę, włączam się i opowiadam np. o możliwych błędach poznawczych (biasach, heurystykach) ale co innego poznać, a co innego otworzyć się na to, by było nam czasem „niewygodnie” (bo te nawyki mogą także uczestniczkę lub uczestnika dotyczyć). Często od uczestników dostaję drugie imię „nawykolożka” ;-) w pozytywnym kontekście.

Wyzwaniem jest jednak czasem też.. nie mówić o nich – by zespół mógł sam doświadczyć i wyciągnąć wnioski.

• Krytyczne myślenie: W pracy zespołów, które facylituję często uczestnicy wchodzą z marszu, przynosząc jeszcze emocje, zachowania i nawyki z poprzednich spotkań, są myślami jeszcze TAM, i trochę TU… Nie zawsze mamy komfort pracy i czasu na „przełączenie się” zanim zaczniemy spotkanie (rozumie to każdy, kto na minutę przed spotkaniem jeszcze gasi jakiś pożar w projekcie). Myślę także, że nie pomaga nam trend „meeting-driven organizations”, gdzie np. spędzamy większość czasu pracy na spotkaniach, a dopiero zaczynamy pracować po godzinie 17-tej. Stąd wyzwaniem jest większe uwrażliwienie na to, bo takie sytuacje nie sprzyjają krytycznemu myśleniu podczas spotkania, np. zadawaniu sobie pytania „czy można na to spojrzeć jeszcze z innej perspektywy?” (jeśli za chwilę po naszym spotkaniu już myślę o ciągu dalszym gaszenia pożaru może mi już brakować, jako uczestnikowi, zasobów poznawczych).

• Jasne rozumienie ról: Z doświadczenia wiem, że warto uczestnikom, z którymi pracuję pierwszy raz, ustalić i jasno określić w jakich rolach mogę dziś, ja Agnieszka, występować. Bo zdarza się także facylitacja połączona z tym, że także występuję np. w roli mentora. Warto to sobie określić na początku np. w kontrakcie, by moja wypowiedź (np. chcę coś poradzić) nie spowodowała, że w zespole już nikt inny nie będzie chciał coś poradzić od siebie („bo wypowiedział się już ekspert”). Wyzwaniem jest zawsze określenie tego sobie i z firmą-klientem.

• Narzędzia: Wciąż szukam i staram się stosować różnorodne narzędzia, są takie które moje zespoły uwielbiają (i możemy spokojnie je powtarzać) a są takie, gdzie słyszę od uczestnika kiedy wchodzę pierwszy raz do zespołu: „Mam nadzieję, że nie będzie kart Dixit” ;-) Chętnie korzystam i poszukuję różnych metod z których czerpię inspiracje np. mastermind, action learning. Tworzę też nowe, swoje narzędzia. I wciąż jestem ciekawa, ile jeszcze nie wiem :-) Wyzwaniem jest już tylko rozciągnięcie doby ;-)
 

Pytanie 2: Jakie jest największe zagrożenie, ryzyko, które może się pojawić w trakcie facylitacji online?

Bartosz Furtak, Research & Strategic Employer Branding Lead w Socjomanii: Facylitacja online przynosi nam nieco inny wymiar trudności, zagrożeń niż ta stacjonarna. Szukając źródeł, poza takimi oczywistymi jak kwestie technologii, warto zwrócić uwagę na aspekt bycia „w procesie”. Uczestnictwo w warsztatach stacjonarnych to zazwyczaj wydzielona przestrzeń, w której grupa osób ma do zrealizowania wspólny cel. Przestrzeń ta symbolicznie nabiera więc swojego celu, zanczenia, czego nie można powiedzieć o uczestnictwie online - jedynym naszym kontaktem z warsztatem jest ekran komputera, za to przestrzeń w której przebywamy spełnia inną rolę (czasem to będzie praca, czasem życie po pracy, jedzenie, sen) i dookoła nas toczy się inne życie. Co za tym idzie wyzwania w facylitacji online nabierają innego wymiaru:

• Problemy techniczne - to często wyklucza uczestnika czy nas jako facylitatorów z całego procesu, ponieważ technologia jest tą „przestrzenią”, w której odbywa się proces.
• Wychodzący i dochodzący uczestnicy - o ile w facylitacji offline łatwiej jest zadbać o proces grupowy, bo zachowana jest przez całe spotkanie ciągłość grupy, o tyle online o wiele łatwiej jest wyjść na moment, wyłączyć się z kamery, wypaść przez problemy techniczne, przez co często uczestnicy będą na róznym poziomie skupienia, zaangażowania.
• Trudności z utrzymaniem uwagi i zaangażowaniem - przez brak kontaktu interpersonalnego, trudności w okazywaniu i odczytawaniu u innych emocji przez ekran, o wiele trudniej jest nam zadbać o uwagę czy zaangażowanie uczestników, ale też nasze własne jako facylitatorów.
• Zewnętrzne dystraktory - nawiązując do wstępu - w facylitacji online poza ekranem toczy się inne życie, a co za tym idzie, o wiele łatwiej jest o wszelkiego rodzaju dystraktory. Pomijając już same rozpraszające kwestie problemów technicznych - uczestnictwo online to większa pokusa przeglądania innych zakładek, robienia przerwy w trakcie ćwiczeń, równoległych rozmów, odpisywania na maile i wielu innych czynności, które wydaja się niewinna a nie pozwalają nam wejść w warsztat w pełni.

Każde z tych ryzyk można niwelować będąc ich świadomym - zarówno dobrym przygotowaniem jak i odpowiednimi reakcjami w trakcie. Każdy z tych punktów również to rozbudowana kwestia, którą kompleksowo staramy się wspólnie z Martyną rozpracować w kursie.

Aleksandra Bukowska, facylitatorka, trenerka biznesu, mediatorka: Poza technicznymi ryzykami, takimi jak problemy z siecią czy jakąś aplikacją wykorzystywaną podczas spotkania/warsztatu, które niestety także wpływają na jakość spotkania, uważam, że największe ryzyko podczas facylitacji online to utrata uwagi i koncentracji uczestników, ich wycofanie się (fizyczne i mentalne) ze spotkania. To może być spowodowane rozproszeniem związanym z warunkami (np. otoczenie, obecność członków rodziny, jeśli ktoś uczestniczy z domu lub sąsiedzi robiący akurat remont) lub z tematem spotkania. O ile na pierwszą sytuację facylitator ma ograniczony wpływ, o tyle z drugą już mamy większy kłopot. Bo jeśli z jakiegoś powodu uczesnik wybiera pozycję wycofaną na spotkaniu, facylitator powinien to zauważyć i zaopiekować się taka sytuacją. Na spotkaniu „na żywo” łatwiej to zauważyć, na spotkaniu online już nie jest to takie proste. Wówczas, jeśli mam podejrzenie, że ktoś wybiera milczenie, wycofanie, zdarza mi się prosić o krótką rozmowę na przerwie, żeby dopytać i zatroszczyć się o takiego uczestnika. Chcę mieć jasność co do tego, co się dzieje, co stoi za zachowaniem uczestnika. W trakcie tej rozmowy, w zależności od przyczyn, staram się na coś umówić z uczestnikiem (np. na taki udział, jaki jest dla niego możliwy na ten moment albo na delikatne włączanie go do dyskusji).

Anna Żurek-Lisowska, Digital Marketing Lead w Socjomanii: Zagrożenia w facylitacji online czyhają na każdym kroku. Spóźnieni uczestnicy, problemy techniczne i narzędziowe, trudności w utrzymaniu czasu i realizacji poszczególnych zadań / priorytetów. Jednak nadrzędnym ryzykiem - i dotyczy to każdej facylitacji, nie tylko online - jest brak celu i jasnej komunikacji w tym zakresie. Nie da się przewidzieć i zapobiec wszystkim trudnym sytuacjom podczas facylitacji online. Kluczowa jest zatem zwinna i szybka adaptacja, by doprowadzić do realizacji celu, który założyliśmy, nawet jeśli będzie się to wiązało z wieloma zmianami - od narzędziowych przez scenariuszowe po personalne.

Pytanie 3: Jaką książkę radzisz przeczytać osobie, która chce się zająć facylitacją?
 

Martyna Tarnawska, Digital Innovation Lead w Socjomanii: Jestem zwolenniczką postawy, że każda książka/artykuł/film może dać nam dużo inspiracji - do ćwiczeń, narzędzi czy zasad do wykorzystania na warsztacie.

Na pewno książki, które dały mi dużo inspiracji to te związane z Question Thinking, czyli mindsecie, który zachęca do zadawania pytań i eksplorowania tematu - na przykład Myślenie pytaniami Marilee Adams. Sporo ciekawych praktyk i doświadczeń zaczerpnęłam też z książki Kreatywne rytuały przydatne w pracy Margaret Hagan i Kursat Ozenc. Często wracam też do encyklopedii, czyli The Innovator's Dictionary Christiana Buchholza, w której opisano ponad 500 różnorodnych modeli i ćwiczeń ideacyjnych.

Kasia Szczesna, CEO at Design Mentorship • Behavioral Design & UX Strategy Consultant: Być może nie jest to książka o prowadzeniu warsztatów, jednak ma wspólny mianownik - podejmowanie decyzji. Pozycja a nawet dwie dotyczą obszaru ekonomii behawioralnej. Pierwsza z nich jest Myślenie szybkie i wolne Daniela Kanhemana a kolejna, nowsza książka Noise, czyli Szum w wydaniu polskim.

Kajetan Wuttkowski, Designer w HCM Deck: Liberating Structures - to nie tylko świetna książka z narzędziami warsztatowymi, ale też dobra historia o tym z jakim podejściem podchodzić do warsztatów i jak je prowadzić. Serdecznie polecam!

Bartłomiej Świstak Piotrowski, konsultant strategii w biznesie: Hmm..... zacząłbym od próby poczucia co to znaczy proces grupowy i role grupowe. Jedną z nielicznych książek, które na to pozwalają jest książka Krzysztofa Jedlińskiego Trening Interpersonalny.

Kamil Puk z Netguru: Polecam jedną z moich ulubionych książek - "Problem Solving 101", a po polsku "Problem-Rozwiązanie" Kena Watanabe. To książka dla dzieci, którą rozchwytują dorośli, ponieważ skutecznie i szybko uczy niezawodnego schematu rozwiązywania złożonych zagadnień: analiza stanu docelowego, stanu obecnego, i projektowania ścieżki pomiędzy nimi. Z mojego doświadczenia to właśnie wsparcie grupy w zrozumieniu problemu, celu, drogi do niego jest esencją dobrej facylitacji; "Problem-Rozwiązanie", pomaga zbudować strategię warsztatu, i zbudować zaufanie grupy.

(Polskie wydanie nie doczekało się dodruku, ale można znaleźć używane egzemplarze).

Co dalej?

To tylko kilka problemów, które mogą wystąpić podczas facylitacji spotkań. Masz na nie inne dobre praktyki lub wskazówki, jak Ty i Twój zespół radzicie sobie w takich sytuacjach? Daj nam znać i/lub napisz na [email protected], by wypowiedzieć się jako ekspert w naszych artykułach lub zadać nam nowe pytanie, na które szukasz odpowiedzi. O innych wyzwaniach wraz z wypowiedziami kolejnych ekspertów i zespołu Socjomanii, przeczytasz już w kolejnym artykule!