Jak zaangażować niezaangażowanych na spotkaniach online?

Czy prowadzisz spotkania ze swoim zespołem i/lub klientami? Retrospektywne, czyli takie, gdzie próbujecie podsumować i wyciągnąć wnioski ze wspólnego projektu? Lub ideacyjne, czyli takie których celem jest stworzenie nowych pomysłów rozwiązań? Lub proste statusy, które pozwalają Tobie i uczestnikom projektu być na bieżąco i planować kolejne zadania? Niezależnie od tego, jak często planujesz i prowadzisz spotkania, musisz znać podstawowe techniki i wskazówki, które pozwolą Ci być bardziej efektywnym i.... angażującym. 

Kim są niezaangażowani uczestnicy spotkań?

Jeśli choć raz prowadziłeś spotkanie online - zdalne (kiedy wszyscy łączycie się za pomocą komunikatorów) lub hybrydowe (kiedy część uczestników jest w sali, a część łączy się z Wami) - pewnie zdarzyła Ci się sytuacja, kiedy zadajesz pytanie i... nikt na nie odpowiada. Lub kiedy widzisz, że część uczestników jest kompletnie niezaangażowana i mimochodem na spotkaniu odpowiada na maile, przegląda telefon, nie udziela się w dyskusji ani nie odpowiada na Twoje pytania.

Ale odwróćmy sytuacje - każdy z nas był choć raz tym niezaangażowanym na spotkaniu. Powodów może być wiele - nie znaliśmy celu spotkania, nie rozumieliśmy, jaka jest nasza rola na spotkaniu, nie wiedzieliśmy, ile będzie ono trwać lub - co gorzej - wiedzieliśmy, że będzie ono trwać za długo. Lub po prostu mieliśmy wtedy inne priorytety, a to spotkanie nie wnosiło nic nowego.

To, co właśnie sugeruję to zwrócenie uwagi, czy spotkania, które planujesz, przygotwujesz, a potem prowadzisz i podsumowujesz, są odpowiednio zaprojektowane i czy znasz różne techniki, które pozwolą Ci zaangażować każdego uczestnika na spotkaniu - o ile w ogóle powinien na nim być.

Od czego zacząć?

W pierwszej kolejności, zadaj sobie pytanie, czy na pewno spotkanie, które zamierzasz wpisać zespołowi lub klientowi do kalendarza, jest zasadne i ma sens.

Mamy dla Ciebie proste drzewko sytuacyjne, które podpowie Ci, kiedy spotkanie może nie mieć sensu i lepiej załatwić daną sprawę mailowo, na komunikatorze lub w narzędziu do komunikacji asynchronicznej (czyli takiej, gdzie każdy z uczestników może zaangażować się wtedy, kiedy mu to najbardziej pasuje i ma na to czas).

>> Sprawdź poniższą grafikę, Czy to spotkanie jest na pewno potrzebne?

Jak przygotować się do spotkania?

Jeśli wiesz, że Twoje spotkanie ma sens - przygotuj się do niego odpowiednio. Pamiętaj, że budowanie zaangażowania uczestników spotkania, zaczyna się jeszcze przed samym spotkaniem! Dlatego przygotuj się i już w samym zaproszeniu czy informacji o spotkaniu, przedstaw uczestnikom:

• Intencja i cel spotkania - Po co chcesz się z nimi spotkać? [I - intentions]
• Oczekiwane efekty - Co chcesz wypracować, osiągnąć, zrobić na spotkaniu? [DO - desired outcomes]
• Agenda spotkania - Jak będzie wyglądać spotkanie krok po kroku? Jakie kluczowe tematy poruszycie? [A - agenda]
• Uczestnicy spotkania i ich role - Kto będzie brał udział w spotkaniu, dlaczego i w jakiej roli? [R - roles]
• Wartości i zasady spotkania - Jak będziemy współpracować na spotkaniu? Co sprawi, że będzie nam się współpracować lepiej? [R - rules]
• Czas - Ile spotkanie będzie trwać? Kiedy są zaplanowane przerwy? [T - times]

Powyższe sześć elementów tworzy IDOARRT, czyli model do projektowania spotkań. Nie musisz każdorazowo opisywać każdego z sześciu punktów w zaproszeniu - warto jednak, żebyś pamiętał o każdym z nich i przedstawił zasadność spotkania i role uczestników. Są to też kluczowe tematy, od których powinieneś rozpocząć spotkanie, by zaangażować jego uczestników.

Co dalej?

Zidentyfikowaliśmy jeszcze sześć elementów idealnego przygotowania i przeprowadzenia spotkania - od taktyki pre-worku przed spotkaniem, po angażowaniu uczestników za pomoca grywalizacji, różnych trybów współpracy, pracy z timerem, wykorzystaniem narzędzi online i myślenia wizualnego, a także zagospodarowaniem czasu na podsumowanie spotkania i wypracowanie konkretnych wniosków. Dowiesz się o nich słuchając LIVE nagranego przez Martynę Tarnawską - facylitatorkę i trenerkę z doświadczeniem przeprowadzenia +1000h warsztatowych z zakresu digital marketingu, content marketingu, service design i trendów w digitalu.

>> Obejrzyj LIVE „Jak zaangażować niezaangażowanych na spotkaniach interaktywnych" [45 min]

Narzędziownik

Szukasz konkretnych narzędzi bądź źródeł wiedzy, jak jeszcze lepiej zaprojektować takie spotkanie? Skorzystaj z naszej poniższej ściągawki.

Narzędzia do wirtualnej burzy mózgów i współtworzenia:

• Mural - świetne do mapowania myśli, wirtualnych warsztatów, burz mózgów, stosujemy je w tym kursie do stworzenia dla Ciebie przestrzeni warsztatowej,
• StormBoard / MindMeister / Miro / Google Jamboard - alternatywa sesji warsztatowych zdalnie.

Narzędzia do retrospektyw / podsumowań / zbierania danych:

• EasyRetro - narzędzie do zbierania feedbacku i współpracy z zespołem,
• Trello - oprócz robienia klasycznych tablic kanbanowych i planowania zadań, może być również świetnie wykorzystany przy okazji zbierania danych i porządkowania feedbacku.

Narzędzia do prowadzenia interaktywnych sesji, głosowań:

• Mentimeter - platforma do tworzenia interaktywnych, zgrywalizowanych prezentacji
• Kahoot - narzędzie do quizów i testów

Gdzie szukam inspiracji i pomysłów na ćwiczenia, narzędzia na spotkania?

• Hyper Island Toolbox - skarbnica ćwiczeń i taktyk.
• Board of Innovation - świetna skarbnica materiałów i freemium szablonów.
• Mindtools - Źródło ćwiczeń i narzędzi oraz wiedzy.
• DesignKit - zbiór ćwiczeń i taktyk.

Co mogę jeszcze zrobić?

Ćwicz, eksperymentuj, wyciągaj wnioski. To najlepszy sposób, by udoskonalać to, jak prowadzisz i ewaluujesz swoje spotkania. Jeśli potrzebujesz pomocy i szukasz rozwiązania dla Twojego zespołu, napisz do mnie, a chętnie zaprojektujemy dla Ciebie wraz z zespołem Socjomanii ścieżkę rozwojową.