Kim jest i czym zajmuje się facylitator?

Umówmy się, w marketingu często podejmujemy się wielowymiarowych i niejednokrotnie trudnych projektów. Taki nasz chleb powszedni. Większość z nich można jednak znacząco uprościć, a przez to szybciej (i w przyjemniejszy sposób) dojść do zadowalających efektów. I to główna rola facylitatora, czyli osoby zajmującej się facylitacją grup lub jednostek!

Czym jest facylitacja?

Facilitas po łacinie oznacza łatwość i to najpewniejsze skojarzenie z facylitacją, której celem jest właśnie ułatwienie uczestnikom (grupie warsztatowej, zespołowi na spotkaniu) przejście procesu i dojście do wspólnie ustalonego celu.

Jak wspomina Wardale (2013), facylitacja to również „próba osiągnięcia skutecznych, jak i afektywnych (emocjonalnych) rezultatów procesu”. Ważne tu jednak są - oprócz wymiernych efektów spotkania (na których większość z nas się skupia) -  trudne do policzenia zmiany w nastawieniu i samopoczuciu uczestników. Bo facilitas nie oznacza tylko ułatwienia, a również przyjacielskość - dbanie o satysfakcję uczestników z czasu spędzonego wspólnie na danym zadaniu. To jeden ze środków do zwiększenia efektywności pracy grupowej. Jeśli współpracuje nam się w dobrej, przyjaznej atmosferze, a zadania, które wykonujemy przynoszą określony efekt, będziemy chcieli kontynuować pracę w taki sposób. 

Kiedy studiowałam digital management na Hyper Island, jeden z moich mentorów i wykładowców, Johan Eriksson, wielokrotnie powoływał się na definicję facylitacji. Dla niego była to „praktyka prowadzenia grupy przez proces, by osiągnąć wspólny cel, zachęcająca do współpracy, współodpowiedzialności i kreatywności.” Dla mnie zaś to:

Facylitacja to praktyka bycia uważnym na proces i na cel, która nie tylko skupia się na narzędziach i zadaniach, ale uwzględnia także relacje, emocje i komunikację między uczestnikami procesu.

Kim jest facylitator?

Wiemy już, że facylitator to osoba, która ułatwia przejście przez proces, dba o dynamikę współpracy, dobrą atmosferę i efektywność spotkania. Jego rolą jest również bardzo często kompleksowe zaprojektowanie warsztatu bądź spotkania albo przygotowanie się do niego. Facylitator to obserwator - osoba, która elastycznie podchodzi do  zaplanowanej agendy, musi bowiem na bieżąco reagować na potrzeby uczestników i ewentualnych zmian w projekcie. 

Facylitatora nie należy mylić z trenerem, szkoleniowcem, moderatorem bądź konsultantem. To różne role i w zależności od zaprojektowanego procesu, obecność każdego z nich może mieć inny efekt. Facylitator to rola z orientacją na proces (podobnie jak Scrum Master czy Coach), a nie na wiedzę w temacie spotkania (jak konsultant czy trener). Oznacza to, że facylitator wspiera procesy, w których to uczestnicy są odpowiedzialni za wygenerowanie idei, rozwiązań, ich priorytetyzację, a finalnie podjęcie decyzji. 

Kiedy warto skorzystać z pomocy facylitatora? Przedstawię trzy przykłady, kiedy jego rola jest niezbędna:

1. Chcemy poprawić efektywność, ale nie wiemy, gdzie szukać problemu, czyli bardzo popularny problem w większości średnich i dużych organizacji. 

Jeśli nasza organizacja ma problem na przykład w postaci nieefektywnej sprzedaży / wysokiego stopnia rezygnacji klienta (churn rate) / niskiego zadowolenia pracowników w danym dziale.

Oczywiście powodów, dla których chcemy poprawić swoją efektywność, może być o wiele więcej niż wydaje nam się na pierwszy rzut oka. Szczególnie jeśli jesteśmy zanurzeni w procesie sprzedaży lub zarządzania naszym zespołem. Kompetentny facylitator w procesie design thinking potrafi dobrać takie narzędzia, które pomogą zdiagnozować problem, zidentyfikować bolączki grupy docelowej (klienta, pracownika, partnera) i rozwiązać problem szybciej i skuteczniej. Facylitator nie odkryje tego sam, ale pokaże uczestnikom warsztatów, jak wykorzystać ich wiedzę, relacje i doświadczenie, by podjęli wyzwanie nie tylko na spotkaniu, ale i w przyszłych takich sytuacjach.

2. Zawsze wygrywają pomysły szefa lub lidera zespołu, przez co wiele rozwiązań nigdy nie jest testowanych. Proces design thinking zakłada, że im bardziej zespół jest zróżnicowany (pod kątem kompetencji, ale i wpływu w firmie, stanowiska, wiedzy), tym wygenerowane rozwiązania mogą być efektywniejsze i bardziej innowacyjne. Narzędzia do generowania idei, ale i priorytetyzowania rozwiązań, które zna i pokazuje facylitator, potrafią odczarować każdą sesję burzy mózgów i dopuścić do współpracy nowych interesariuszy. 

3. Lubimy pracować “po swojemu”, nawet jeśli nie do końca oznacza to najwyższą efektywność. Często zespoły szukają nowych inspiracji i nowych metodyk współpracy, ale jeśli nie ma przestrzeni do praktykowania nowych metodyk - nie będzie to efektywne. Facylitator pomaga lepiej zrozumieć proces design thinking (jeśli na nim chce się skupić Twój zespół), doradza kiedy i jak zastosować konkretne narzędzia, uczy umiejętności dzielenia się informacją zwrotną (feedbackiem) i wiedzą w zespole. 

Czy facylitator musi być z tej samej branży, co uczestnicy? 

Facylitator nie doradza merytorycznie (na przykład wskazując problemy w danym temacie lub wymyślając razem z grupą rozwiązania), a odnosi się do dobrych praktyk procesu (podpowiada, jak znaleźć więcej problemów w danym obszarze lub wskazuje takie metody generowania pomysłów, które będą najszybsze lub najbardziej efektywne dla danej grupy). Zamiast podejmować decyzje, daje narzędzia do priorytetyzacji. Nie jest mediatorem, bo nie zależy mu na wypracowaniu rozwiązania satysfakcjonującego wszystkich uczestników, tylko takiego rozwiązania, które będzie najbardziej efektywne i spełniające wcześniej ustalone kryteria. Jak on to wszystko robi? :)

Jak facylitator przygotowuje się do pracy?

Facylitator dba nie tylko o sam przebieg spotkania, ale również o jego przygotowanie (etap przed), jak i ewaluację (etap po). Każdy ma swój warsztat i swoje przyzwyczajenia - nie ma jednej reguły, jak takie przygotowanie może wyglądać. Dlatego opowiem Wam, jak robię to ja.

W Socjomanii te trzy etapy wyglądają podobnie w większości projektów. 

1. Przed spotkaniem

Przed spotkaniem, diagnozuję potrzeby, cele organizacji, ale i uczestników szkolenia (jeśli tacy są już wybrani przez koordynatora. Czasami pod dany cel rekrutujemy uczestników z firmy na podstawie ustalonych kryteriów i potrzebnych później kompetencji. Na tej podstawie dobieram formę spotkania, a następnie projektuję scenariusz. To też wymaga ode mnie i od facylitatorów, z którymi współpracuję, wybrania narzędzi i metod warsztatowych, które będziemy stosować, ćwiczeń i wyzwań, które postawimy przed uczestnikami. Przed samym spotkaniem zazwyczaj czeka na facylitatora miły obowiązek skompletowania materiałów - wydruków, przygotowania materiałów edukacyjnych czy zakupów akcesoriów (nierzadko nie tylko długopisów i notesów, a na przykład niecodziennych atrybutów do prototypowania rozwiązań).

2. W trakcie spotkania

W trakcie procesu, który jako facylitator prowadzę, daje uczestnikom instrukcje do ćwiczeń, zmieniam plan, jeśli wymaga tego sytuacja, wspieram w trudnych momentach (rezygnacji, zmęczenia, zwątpienia), dbam o to, by uczestnicy częściej doświadczali niż dyskutowali (w myśl podejścia experiential learning). Równolegle cały czas monitoruję postępy w osiąganiu celu i regularnie dzielę się z grupą lub jednostkami informacją zwrotną (feedbackiem). 

3. Po warsztatach

Po warsztatach rolą facylitatora jest nie tylko posprzątanie sali, w której pracował, ale i podsumowanie procesu i osiągniętych efektów, ewaluacja i dokumentacja materiałów, a następnie zbadanie efektywności procesu.

4 wymiary facylitacji - dynamika, czas, przestrzeń i narzędzia

[DYNAMIKA] Każdy z nas chciałby brać udział w spotkaniach, podczas których wszyscy kipią energią, dobrym humorem i zapałem do pracy. Najlepiej przez osiem godzin negocjacyjnych spotkań lub trzy dni intensywnych warsztatów. Nie jest to jednak zadanie ad hoc - nad dynamiką warsztatów i poziomem energii uczestników czuwa facylitator. Za pomocą różnorodnych ćwiczeń rozluźniających (energizery) lub integrujących (networkingowych, ice-breakerów) dba o to, by przygotować uczestników do danego etapu procesu. Czasami potrzebne jest skupienie i nastawienie na analitykę (na przykład podczas researchu), a czasem pobudzenie i myślenie nieszablonowe (tworzenie nowych rozwiązań).  

[CZAS] Podczas warsztatów i spotkań nie możemy zapomnieć również o byciu opiekunem czasu (time keeperem), co nie sprowadza się tylko do używania stopera w trakcie ćwiczeń, a wykorzystywania wielu technik zarządzania czasem i dopasowywania ćwiczeń. 

[MIEJSCE] Nie obojętne jest również to, gdzie odbywa się spotkanie lub szkolenie. Przestrzeń ma ogromny wpływ na efektywność pracy. Facylitator może ją również zmieniać, przekształcać pod cele danego ćwiczenia i zachęcać uczestników do jej personalizacji. 

[NARZĘDZIA] Czwarty filar facylitacji to dobór narzędzi, a więc ćwiczeń warsztatowych, strategicznych czy zespołowych, które mają pomóc grupie w dotarciu do określonego punktu lub wypracowania konkretnego efektu. 

Jak zostać facylitatorem?

Podsumowując, bycie facylitatorem to postawa (mindset), rola, ale i zbiór doświadczeń, które uprawniają osoby do prowadzenia uczestników przez dany proces. Jak się stać facylitatorem? O narzędziach, lekturach i cennych doświadczeniach przeczytasz w kolejnym artykule!

Jeśli jesteś zainteresowan_ rozwojem wiedzy z zakresu facylitacji, ze szczególnym uwzględnieniem facylitacji online, skorzystaj z darmowego e-booka przygotowanego przez zespół Socjomanii, czyli Współtworzona encyklopedia facylitacji online, a także z kursu online Facylitacja online.