Współpraca kluczem do osiągnięcia celów

Rozmowa z Joanną Mihułką - Petru prezeską Altkom Akademia, lidera branży edukacyjnej i szkoleniowej.

Dynamika definiuje dziś świat biznesu. Aby skutecznie działać potrzebna jest spójna wizja, jasno określone cele i współpraca międzydziałowa w organizacji. Altkom Akademia synergię pomiędzy tymi obszarami osiąga poprzez narzędzie jakim są warsztaty strategiczne. Skąd taki wybór? 

Działam tak od zawsze, w każdej organizacji. Uważam, że niezwykle istotne jest, aby cały zespół wiedział w jaką stronę podążamy, dlatego od kilku lat spotykamy się jesienią, by podsumować bieżący rok, zrobić checkpoint w jakim momencie jesteśmy, co się nam udało, czy działaliśmy zgodnie z planem (a jeśli nie, to dlaczego i jakie korekty zostały wdrożone) oraz wypracować kierunek działania na kolejny rok.

Dzięki takiemu podejściu wszyscy czujemy sens w organizowaniu warsztatów - rozumiemy wagę ustaleń, które wspólnie zatwierdziliśmy, dlatego w pierwszej kolejności ma miejsce podsumowanie i refleksja, a dopiero później praca nad wyznaczeniem kolejnych celów.

Cały zespół, czyli kto? Kto z organizacji powinien zostać zaproszony do udziału w warsztatach w roli uczestnika?

Osobiście nie wyobrażam sobie wyznaczania rocznych celów, rozmów podsumowujących z zespołem, jeśli jego członkowie nie uczestniczyli wcześniej w ich tworzeniu i nadawaniu im priorytetu. 

Dla mnie kluczem jest interdyscyplinarność, którą osiągamy dzięki zaproszeniu menedżerów z różnych działów. Są to osoby, które mają zróżnicowane doświadczenia (także z poprzednich organizacji), różnorodne wykształcenie, różny staż pracy, różne potrzeby i bolączki w swoich działach. Ta interdyscyplinarność pozwala osiągnąć holistyczne podejście do działań strategicznych organizacji dzięki wzajemnemu zrozumieniu.

W tym miejscu warto zaznaczyć także kontekst osobowości, historycznych doświadczeń płynących z zaangażowania w podobne projekty w przeszłości. 

Na warsztatach podpisujemy swoisty kontrakt - wszyscy wiemy, że musimy się wzajemnie wspierać, współpracować, bo inaczej nie uda się nam osiągnąć celów, które wspólnie wyznaczyliśmy. To niesamowite, jak tego typu spotkanie, podczas którego menedżerowie poznają swoje perspektywy, swoje mikrocele, które wcale nie muszą być tożsame z celami kolegów i koleżanek, wpływa na wzajemny szacunek i sympatię, co z kolei przekłada się na większe zaangażowanie. 
 

Jaką rolę w takim procesie pełni zewnętrzny facylitator? 

Próbowaliśmy poprowadzić taki proces strategiczny własnymi siłami, jednak mamy złe doświadczenia. Facylitator zewnętrzny daje świeże spojrzenie z zewnątrz i nowe dodatkowe doświadczenia z innych branż i firm. Nie jest uwikłany w naszą bieżączkę, może sprawnie poprowadzić cały projekt i spotkanie ponieważ jest neutralny - nie zna wewnętrznych zależności, wszystkich traktuje równo, z taką samą wagą słowa, wkładu, pomysłu, jest bardziej zaangażowany. 

Zadaniem takiej osoby jest wydobycie z nas tego, co najlepsze, a następnie pomoc w skonkretyzowaniu i usystematyzowaniu wypracowanych pomysłów i działań. 

Oczywiście ważne jest też właściwe przygotowanie facylitatora przed spotkaniem, rozplanowanie działań, np. poprzez wcześniejsze rozdanie zadań uczestnikom procesu, poznanie organizacji, jej planów i celów. Bardzo często facylitator daje także swój wkład (w naszym przypadku tak było) w postaci researchu rynku, trendów, dzięki czemu dostajemy także sporą dawkę wiedzy i inspiracji do dalszej pracy. 

Wartość takich warsztatów to także praca facylitatora po ich zakończeniu. Ze spotkania możemy wyjść naładowani pozytywną energią, z mnóstwem świetnych pomysłów - wydaje się nam, że wyklarowaliśmy kierunek działania i co w związku z tym musimy zrobić. A potem przychodzi poniedziałek, wpadamy w rutynę i bieżące zadania, a wynik warsztatów spada na dalszy plan. Tymczasem potrzebne jest zejście na duży poziom szczegółu: rozpisanie projektów, przypisanie liderów do ich realizacji, by w niedługim czasie sprawdzić postępy. W naszym przypadku jest to przygotowanie do prezentacji strategii dla całej firmy, gdzie poszczególne zespoły prezentują cele, które sobie stawiają oraz sposób w jaki je osiągną.

Ja, jako prezeska, mam z kolei zadanie zaprezentowania szerszej perspektywy: jak chcemy się pozycjonować wobec konkurencji, jakie mamy plany międzynarodowe, jak zadbać o organizację i zespół od wewnątrz. To duży stres, bo pracownicy pamiętają jakie plany i deklaracje padły rok wcześniej - trzeba mocno pilnować sprawczości, aby nie stracić zaufania. 
 

Jak organizacja może przygotować się do takich warsztatów?

Operacyjnie warto zadbać o zmianę otoczenia - wybrać miejsce, w którym można popracować nie tylko nad kierunkiem strategicznym, ale także nad relacjami w firmie, aby zbudować pozytywne skojarzenia.

Bardzo ważne jest także wcześniejsze spotkanie z facylitatorem i omówienie dotychczasowych doświadczeń zespołu. Jakie narzędzia i metody dotychczas stosowaliśmy, które z nich zadziałały, a które niekoniecznie, co nas motywuje, jak lubimy pracować, kiedy jesteśmy najbardziej efektywni. Facylitator na tej podstawie będzie mógł dobrać właściwe metody pracy, zadecydować, czy powinno być więcej pracy indywidualnej czy zespołowej, co i w jakim zakresie przygotować przed warsztatem.

Merytorycznie - ważne są dokumenty i materiały wypracowane w poprzednich latach oraz cel jaki stawiamy całemu procesowi, który zależny będzie zarówno od profilu firmy, jak i bieżących priorytetów. Według mnie, są 2 kluczowe sposoby przygotowania się do warsztatów strategicznych:

• podejście produktowe – można wcześniej przygotować analizę istniejących grup produktów, a następnie na warsztatach skupić się na ich rozwoju oraz sposobach komunikacji z rynkiem. W wyniku tego podejścia mogą pojawić się pomysły na działania, które należy podjąć oraz na to, jakie kompetencje są potrzebne w zespole, aby te produkty skutecznie rozwijać;

• podejście procesowe – polega na analizie procesów w firmie, takich jak procesy produkcyjne, zakupowe, sprzedażowe czy serwisowe. Na warsztatach uczestnicy koncentrują się na optymalizacji tych procesów, co może prowadzić do pomysłów dotyczących marketingu, HR czy dbania o jakość. Wszystkie te elementy powinny być  omawiane w kontekście funkcjonowania firmy i jej potrzeb.

Oba podejścia mają na celu identyfikację obszarów, które wymagają usprawnień oraz wyznaczenie kierunków rozwoju organizacji, uwzględniając kluczowe aspekty biznesowe.

Warsztaty strategiczne trwają 2 dni. Czy w tak krótkim czasie możliwe jest osiągnięcie wartości merytorycznej? 

Tak, pod warunkiem, że nie idziemy na żywioł. Kluczowe jest wcześniejsze przygotowanie i omówienie planu działania na spotkanie i na cały proces. Jeśli wiemy, z czym chcemy wyjść po tych dwóch dniach, wiemy co i w jakim zakresie musi zostać omówione, a co wypracowane. Ja dokładnie potrzebuję wiedzieć, jaki jest plan facylitatora, sparafrazować go, czy na pewno tak samo rozumiemy, co będzie na wyjściu każdego z bloków. 

A potem zostaje już tylko zaufanie do procesu i umiejętności facylitatora, że wyjdziemy po tych dwóch dniach z tym, na co się umawialiśmy. 
 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o warsztatach strategicznych Altkom Akademia, przeczytaj case study: https://socjomania.pl/case-studies/altkom-akademia.