E-Facylitacja, czyli skuteczne zarządzanie spotkaniami online
Na spotkaniach spędzamy ponad połowę naszego czasu pracy. Szczególnie na tych warsztatach i callach, które są wirtualne. Czy da się sprawić, by przebiegały one sprawniej, a my jako prowadzący i uczestnicy byli z nich bardziej usatysfakcjonowani? Odpowiedź brzmi: tak! Pomoże Ci w tym e-facylitacja.
Na czym polega facylitacja?
Facylitacja to praktyka prowadzenia i zarządzaniami spotkaniami, warsztatami i procesami, która skupia się na byciu uważnym na proces i na cel, a nie tylko na narzędziach i zadaniach. Uwzględnia także relacje, emocje i komunikację między uczestnikami procesu, tak by każdy wychodził z naszych spotkań z poczuciem satysfakcji i myślą „warto było! Kolejnym razem też wezmę udział!".
Każdy z nas mierzy się w swojej zawodowej roli z zadaniem facylitatora, czyli osoby, która stawia sobie jako priorytet efektywne zarządzenie spotkaniem czy warsztatem, tak by osiągnąć jego cele biznesowe, ale i zrobić to szybko, skutecznie i przyjemnie. O tym, czym jest facylitacja i jak uprawiać ją skutecznie, dzieliłam się w poprzednim wpisie Czym jest facylitacja w biznesie?. Warto tam zajrzeć, jeśli szukasz sposobów na rozwój nowych umiejętności i poszerzenia wiedzy na ten temat.
Czym jest e-facylitacja?
Spędzamy coraz więcej czasu na zdalnych, wirtualnych spotkaniach z wykorzystaniem takich narzędzi jak Zoom, Google Teams czy Microsoft Teams.
Wirtualne spotkania, szkolenia, warsztaty to dla nas codzienność, ale warto zwrócić uwagę, że różnią się one od spotkań fizycznych, do których przywykliśmy w naszych biurach czy od spotkań hybrydowych, które łączą uczestników w przestrzeniach fizycznych i tych online.
Przestrzeń, w którym odbywa się spotkanie to jeden z czterech filarów skutecznej komunikacji. To, czy spotykamy się wirtualnie czy fizycznie w świecie stacjonarnym, zmienia nasz sposób uczestnictwa w spotkaniu, zaangażowanie, uważność, czas skupienia, a nawet motywację. Wymaga innych sposobów planowania spotkań i warsztatów, ale też zarządzania procesem tak, by zwiększyć jego efektywność.
Dlatego najlepiej zdefiniować e-facylitację w następujący sposób:
E-facylitacja to zbiór wszystkich praktyk, które pomogą skutecznie, efektywnie i satysfakcjonująco dla uczestników zrealizować wybrany cel poprzez spotkanie, warsztat czy proces, które odbywa się w świecie wirtualnym.
Co zmienia e-facylitacja?
Spotkania online wymagają od nas nowych kompetencji, takich jak:
- zarządzanie energią, motywacją i skupieniem, uczestników zdalnych,
- zaangażowanie uczestników poprzez nowe taktyki, narzędzia i aplikacje,
- bieżące rozwiązywanie problemów technicznych uczestników
- wykorzystywanie narzędzi i aplikacji wspierających efektywne prowadzenie spotkania.
Trenerzy, moderatorzy i facylitatorzy, którzy przywykli do spotkań stacjonarnych, muszą na nowo nauczyć się technik, poznać nowe ćwiczenia, ale też opanować perfekcyjnie narzędzia i aplikacje, które pomogą im w wykonaniu swoich zadań.
Zespół Socjomanii jest zanurzony w świecie wirtualnym, a digital stale daje nam nowe wyzwania do sprostania, dlatego już od kilku lat prowadzimy i zarządzamy spotkaniami i procesami online dla naszych klientów. Zbieramy najlepsze doświadczenia, praktyki i dobieramy takie środowiska pracy i narzędzia, by wszystkim pracowało się jak najlepiej, a przy tym jak najszybciej dla realizacji celu.
Nasze doświadczenia i dobre porady zebraliśmy w formie praktycznego kursu online Facylitacja online, w którym znajdują się wideo-lekcje, podcasty, ćwiczenia i inspiracje narzędziowe do wykorzystania dla każdego lidera, managera i osoby prowadzącej spotkania i warsztaty. W dalszej części artykułu uchylamy rąbka tajemnicy i dzielimy się naszymi najlepszymi rekomendacjami, jeśli chodzi o wybór narzędzi do spotkań online.
Jakie (darmowe) narzędzia do spotkań online polecamy?
Warto zastanowić się, w jakim środowisku wirtualnym działa Twoja organizacja lub zespół, z którym się spotkasz. Jeśli firma działa w ekosystemie Microsofta, Google lub Amazona, warto wybrać systemowe komunikatory, które będą już znane, intuicyjne i proste do wykorzystania dla pracowników.
Jeśli jednak szukasz i porównujesz rozwiązania między sobą, sugerujemy sprawdzić takie narzędzia do spotkań online:
Dodatkowo możemy wyróżnić jeszcze komunikatory, które wspomagają w komunikacji bieżącej i asynchronicznej (Slack, Discord, Whatsapp, Skype).
Każde z narzędzi oferuje darmowy okres tak, by Twój zespół mógł przetestować go i podjąć decyzję. Komuniaktory różnią się dostępnymi funkcjami, ale rekomendujemy zwrócić uwagę, czy oferują nielimitowane czasowo spotkania i liczbę uczestników, możliwość nagrywania spotkań i ich transkrypcji, a także dzielenia na podgrupy i pracę w mniejszych zespołach - to najczęściej wykorzystywane przez nas opcje.
Jakie (darmowe) wirtualne tablice do współpracy online rekomendujemy?
Wirtualne tablice pozwalają nam na bardzo elastyczną współpracę z zespołem - stworzenie dowolnych przestrzeni do planowania, tworzenia nowych elementów, testowania ich czy robienia retrospektywy. Pozwalają na pracę w czasie rzeczywistym uczestnikom, którzy nie dzielą ze sobą tej samej przestrzeni.
Na naszej liście polecanych narzędzi znajdują się:
Funkcje, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia z wirtualną tablicą to możliwość otwartej edycji przez zalogowanych użytkowników, ale i gości (jeśli nie chcielibyście rejestrować wszystkich uczestników spotkania w narzędziu, ale pozwolić im na udział w spotkaniu i współtworzenie treści), licznik czasu do współpracy (timer), możliwość głosowania i dodawania elementów w trybie prywatnym.
Opanowanie podstawowych i tych zaawanasowanych funkcji narzędzia jest niezbędne, jeśli chcesz w pewny, profesjonalny sposób wykorzystywać możliwości e-facylitacji. Moje dobre praktyki na temat wykorzystania używanego przez nas w Socjomanii MURALa, zebrałam dla Ciebie w intensywnym kursie narzędziowym Mural & prowadzenie interaktywnych spotkań dla praktyków.
Jakie (darmowe) narzędzia do organizacji ice-breakerów, energizerów i ćwiczeń dla Twojego zespołu wybieramy?
Jako facylitator, niezależnie czy prowadzi spotkanie/warsztat online czy stacjonarnie, musisz zadbać o atmosferę, dynamikę i energię uczestników spotkania. Dlatego warto rozważyć wykorzystanie narzędzi wspierających Twoje zadanie.
Polecamy spróbować i przetestować takie narzędzia i aplikacje jak:
- Quick Draw,
- StoryDice,
- QuizBraker,
- WaterCooler Trivia,
- Pictionary,
- Generator Would You Rather,
- Skribbl.io,
- WheelofNames.
Sposób wykorzystania każdego narzędzia, ale i czas i zastosowanie, zależy od Twojego celu spotkania i samej grupy uczestników. Pamiętaj jednak, że warto testować i eksperymentować nowe rozwiązania, szukając najlepszego dla siebie i swojej grupy!
Co dalej?
Jeśli chcesz dodać inne narzędzia do listy rekomendowanych, daj nam znać i/lub napisz na [email protected].
Co dalej?
Jeśli jesteś zainteresowan_ rozwojem wiedzy z zakresu facylitacji, ze szczególnym uwzględnieniem facylitacji online, skorzystaj z darmowego e-booka przygotowanego przez zespół Socjomanii, czyli Współtworzona encyklopedia facylitacji online, a także z kursu online Facylitacja online przygotowanego przez Martynę Tarnawską i Bartosza Furtaka z naszego teamu.
