FAQ facylitacja online vol. 5 - brak współpracy uczestników
Prowadzenie spotkań biznesowych lub warsztatów wiąże się z wieloma wyzwaniami, które facylitator może napotkać na swojej drodze. Co zrobić, gdy uczestnicy spotkania nie zapoznali się z materiałami potrzebnymi przed spotkaniem? Jakie działania podjąć, gdy nie chcą włączyć video? I na koniec - co zrobić, gdy uczestnicy nie mogą wykonać zadania domowego? Odpowiadamy na te pytania w naszym artykule!
Wyzwania facylitatora - część piąta
Jeśli prowadzisz spotkania i warsztaty, na pewno mierzysz się z wieloma wyzwaniami. Ten cykl jest dla Ciebie - by poznać opinie ekspertów i dzielić się know-how! W pierwszej części cyklu poruszaliśmy wyzwania współpracy uczestników na spotkalniach online i problem nagłego opuszczania spotkań... W drugiej zaś zmierzyliśmy się z występującym problemem z narzędziem oraz brakiem zaangażowania uczestników podczas spotkań online. W trzeciej, na tapet wzięliśmy kwestie bierności uczestników i nierównego poziomu wiedzy wśród uczestników. Ostatnia, czwarta część poruszała temat wyzwań, zagrożeń i ryzyk, które wiążą się z facylitacją spotkań.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na kolejne trzy pytania:
- Co zrobić gdy uczestnicy spotkania nie zrobili / nie zapoznali się z materiałami potrzebnymi przed spotkaniem?
- Co zrobić jeśli uczestnicy mimo podanego kontraktu i wymaganego włączonego video nie chcą wykonać tego działania?
- Co zrobić gdy zadanie domowe jest niemożliwe ze względu na ograniczenia czasowe uczestników spotkania?
Na te pytania odpowiada Martyna Tarnawska i Bartosz Furtak z zespołu Socjomanii, którzy są autorami naszego kursu online Facylitacja online. Do podzielenia się swoim know-how, doświadczeniami i refleksjami zaprosiliśmy również zaprzyjaźnionych nam ekspertów-facylitatorów - Anna Ledwoń-Blacha, Creative Owner More Bananas, Adrian Gamoń, Bartłomiej Świstak Piotrowski,
Pytanie 1: Co zrobić gdy uczestnicy spotkania nie zrobili / nie zapoznali się z materiałami potrzebnymi przed spotkaniem?
Bartosz Furtak, Research & Strategic Employer Branding Lead w Socjomanii: Przede wszystkim nie powinniśmy pokładać całej nadziei czy opierać całego procesu na tym, że uczestnicy spotkania przygotują coś przed spotkaniem. Pre-worki są pewnym działaniem, które mogą nam wspomóc efektywność spotkania lub całego procesu, przy czym musimy pamiętać, że uczestnicy niekoniecznie je wykonają.
Jeżeli nie możemy zweryfikować wcześniej, czy dane zadanie zostało wykonane (bo na przykład nie pracujemy na wirtualnej tablicy i nie mam możliwości podglądania procesu prac), to na samym początku spotkania zweryfikowałbym pytaniem, czy wszyscy mieli możliwość zapoznania się z wcześniej przesłanymi materiałami. Bardzo ważne jest, aby zbudować tym pytaniem poczucie komfortu, a nie stwarzać wrażenia wchodzenia w rolę “nauczyciela”. Jeżeli odpowiedź brzmi “nie”, to starałbym się poświęcić kilka minut na wyrównanie tej wiedzy.
Anna Ledwoń-Blacha, Creative Owner More Bananas: Dla mnie najważniejsza jest prewencja i myślenie już przed o tym: jak skłonić uczestników do zapoznania się z materiałami, jak zabezpieczyć flow szkolenia w najgorszym scenariuszu.
W zależności od tego i na jakich zasadach współpracuję z grupą szkoleniową bądź warsztatową zdarza się, że:
rozmawiam z organizatorem szkolenia po stronie firmy, który jest jednocześnie niejednokrotnie przełożonym_ą teamu i zleca zapoznanie się z materiałami po prostu jako polecenie i zadanie służbowe, za zapoznanie się z materiałami oferuję dodatkowe, bonusowe materiały edukacyjne, oczywiście jeżeli wiem, że grupa będzie na nie chętna i to marchewka, która zadziała, wysyłam agendę szkolenia / warsztatów, w której jasno jest zaznaczone, gdzie będą wykorzystywane materiały (wiedza z nich) i podkreślam dlaczego zapoznanie się z nimi jest ważne.
Jeżeli mimo wszystko uczestnicy się nie zapoznali:
zawsze mam gotowy flow szkolenia czy warsztatów w odpowiedzi na taką sytuację, gdy nikt się nie zapoznał, jeżeli nikt nie zapoznał się z materiałami bądź jest to bardzo mała grupa, a praca i flow bez nich jest awykonalne, często mam podsumowanie materiałów, w telegraficznym skrócie (maks pół godziny - zależne od długości spotkania w ogóle) jeżeli w grupie jest kilka osób, które jednak się zapoznały dzielę uczestników na kilka grup, w których jedna osoba referuje innym materiały (mam na to zazwyczaj jakieś pół godziny w toku spotkania, by jego jakość nie ucierpiała), zdarza się, że wykorzystuję technikę 3 x 6. Przez 6 minut referuje informacje o materiałach, każdy z uczestników ma zanotować trzy rzeczy: feedback, advice, support. Dyskutujemy już potem razem, aby rozwiać wątpliwości (przez kolejne 6 minut).
Pytanie 2: Co zrobić jeśli uczestnicy mimo podanego kontraktu i wymaganego włączonego video nie chcą wykonać tego działania?
Wysłuchaj odpowiedzi Martyny i Bartosza z zespołu Socjomanii:
Poznaj odpowiedź eksperta:
Adrian Gamoń, Strateg marki i ekspert ds. social media: Należy przyjąć, że nie każdy może chcieć mieć włączoną kamerę - dla niektórych osób może to być bardzo duży dyskomfort. Czasami przyczyny mogą oczywiście być inne. Jako trener zdecydowanie preferuję włączone kamerki, ale też do pracy wystarczy mi jak większość uczestników jak będzie mieć włączona, a osoby z wyłączoną kamerką są aktywne w innej formie np. na czacie.
Proponuję zrobić jedno lub kilka z poniższych działań:
Spytać się bezpośrednio uczestników z włączoną kamerką dlaczego mają z tym problem? Dlaczego nie chcą włączyć kamery? Co się konkretnie dzieje? Wtedy zwykle dostaje informację co do przyczyny. Te niekoniecznie mogą wiązać się z samą kamerą, ale np. negatywną postawą wobec warsztatu, czy procesem grupowym. Wtedy wiem jakie zaradcze działania mogę podjąć. Można zwrócić uwagę na to, że nie wszyscy uczestnicy trzymają się kontraktu. Możesz zrobić rewizje kontraktu: zadać pytanie do grupy, jakie są tego przyczyny, czy w takim razie chcą w nim jakiś zmian. Na przykład możemy ustalić kiedy możliwe są odstępstwa. Możesz zachecic do włączenia kamerek, choć na początku, choć na pierwszą godzinę. Zwykle mówię,, że ważne jest dla komfortu pracy, nie tylko mojego ale innych uczestników i może mieć wpływ na klimat i efekty spotkania. Jak ktoś się przełamie na początku to łatwiej jest już później.
Pytanie 3: Co zrobić gdy zadanie domowe jest niemożliwe ze względu na ograniczenia czasowe uczestników spotkania?
Martyna Tarnawska, Digital Innovation Lead w Socjomanii: Jeżeli z góry wiemy, że uczestnicy nie dadzą rady wykonać takiego zadania. Bardzo często używam sformułowań “zadanie pracowe / post-work”, żeby sama nazwa nie wskazywała na to, że uczestnik spotkania / warsztatu musi to zrobić właśnie po pracy czy po godzinach. Powinniśmy uzgodnić z koordynatorem spotkania, managerem i uczestnikami spotkania, że mogą sobie zagwarantować dodatkowy czas na wykonanie post-worku. Ważnym aspektem jest również to, aby zadanie nie było za długie i żeby wymagało relatywnie mniej czasu, a dostarczało bardziej jakościowego wkładu.
A jeśli mieliśmy zaplanowany taki etap, który jest obowiązkowym elementem w całym procesie, to nie bójmy się zorganizowania dodatkowej sesji, na której uczestnicy zamiast robić to asynchronicznie, będą mogli wykonać zadanie synchroniczni. Być może łatwiej będzie im znaleźć godzinę czasu na spotkanie i ten sposób nam, jako facylitatorom egzekwować jego zrobienie.
Bartłomiej Świstak Piotrowski, konsultant strategii w biznesie: Każdy z nas ma 24h na dobę - nie ma czegoś takiego jak niemożliwość ze względu na ograniczenia czasowe - to nadmierne uproszczenie, które prowadzi do wypaczenia perspektywy. Raczej jest tak, że uczestnicy wybierają coś innego ze względu na ilość zadań do wykonania oraz dbanie o swój czas prywatny. Co raczej wskazuje na to, że uczestnicy są przeładowani zadaniami i organizacja na to pozwala - więc jest to błąd systemowy. Tu pojawia się pytanie czy był sens zamawiania szkolenia, skoro nie ma przestrzeni na wdrażanie jego efektów? Na przyszłość można to dokładniej badać i tak układać warsztat, że nie ma zadania domowego - bo jest wykonywane częściowo na warsztacie.
Adrian Gamoń, Strateg marki i ekspert ds. social media: Najlepiej już przed szkoleniem zbadać, czy jest w ogólne opcja na zadanie domowe.
Jeśli jest sygnał, że może być z tym trudność, to można wprowadzić zaradcze działania: Jeśli to jest ważne zadanie dla projektu, procesu to: to polecam wpleść je w zakres szkolenia, wrócić do ćwiczenia na kolejnym spotkaniu, albo zadać ćwiczenie przed szkoleniem (z odpowiednim wyprzedzeniem). Można je zadać też w okrojonej czasowo formie, albo zaproponować, żeby to była taka wersja na “brudno”. Można też poprosić, umówić się, że kto będzie miał przestrzeni to zrobi, i na początku kolejnego spotkania omówimy zadanie na przykładach i damy czas na ew. poprawki lub jego wykonanie.
Co dalej?
To tylko kilka problemów, które mogą wystąpić podczas facylitacji spotkań. Masz na nie inne dobre praktyki lub wskazówki, jak Ty i Twój zespół radzicie sobie w takich sytuacjach? Daj nam znać i/lub napisz na [email protected], by wypowiedzieć się jako ekspert w naszych artykułach lub zadać nam nowe pytanie, na które szukasz odpowiedzi. O innych wyzwaniach wraz z wypowiedziami kolejnych ekspertów i zespołu Socjomanii, przeczytasz już w kolejnym artykule!
