FAQ facylitacja online vol. 6 - niezrozumienie ćwiczeń a realizacja celu spotkania

Prowadzenie spotkań biznesowych lub warsztatów wiąże się z wieloma wyzwaniami, które facylitator może napotkać na swojej drodze. Co zrobić jeśli w trakcie ćwiczenia założone narzędzie nie realizuje efektów od których uzależnione są kolejne kroki spotkania? A co jeśli uczestnik nie rozumie danej sekwencji spotkania? I na deser - co zrobić gdy kończy się czas, a założone cele nie zostały osiągnięte? Odpowiadamy na te pytania w naszym artykule!

Wyzwania facylitatora - część szósta

Jeśli prowadzisz spotkania i warsztaty, na pewno mierzysz się z wieloma wyzwaniami. Ten cykl jest dla Ciebie - by poznać opinie ekspertów i dzielić się know-how! W pierwszej części cyklu poruszaliśmy wyzwania współpracy uczestników na spotkalniach online i problem nagłego opuszczania spotkań... W drugiej zaś zmierzyliśmy się z występującym problemem z narzędziem oraz brakiem zaangażowania uczestników podczas spotkań online.  W trzeciej, na tapet wzięliśmy kwestie bierności uczestników i nierównego poziomu wiedzy wśród uczestników. Czwarta część poruszała temat wyzwań, zagrożeń i ryzyk, które wiążą się z facylitacją spotkań. W piątej omówiliśmy kwestie związanie z brakiem współpracy ze strony uczestników.  

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na kolejne trzy pytania:

• Co zrobić jeśli w trakcie ćwiczenia założone narzędzie nie realizuje efektów od których uzależnione są kolejne kroki spotkania i bez których nie mają one sensu?
• Co zrobić jeśli mimo kolejnego ćwiczenia w danej sekwencji spotkania/warsztatu uczestnik nie rozumie - wraca do punktu wyjścia?
• Co zrobić gdy kończy się czas, a założone cele nie zostały osiągnięte?

Na te pytania odpowiada Martyna Tarnawska i Bartosz Furtak z zespołu Socjomanii, którzy są autorami naszego kursu online Facylitacja online. Do podzielenia się swoim know-how, doświadczeniami i refleksjami zaprosiliśmy również zaprzyjaźnionych nam ekspertów-facylitatorów - Agata Waligórska, Pilotka Zmian i ekspertka w Concordia Design, Adrian Gamoń, Strateg marki i ekspert ds. social media, Bartłomiej Świstak Piotrowski, konsultant strategii w biznesie & Monika Drabczyńska z zespołu Socjomanii. 

Pytanie 1: Co zrobić jeśli w trakcie ćwiczenia założone narzędzie nie realizuje efektów od których uzależnione są kolejne kroki spotkania i bez których nie mają one sensu?

Wysłuchaj odpowiedzi Martyny i Bartosza z zespołu Socjomanii:

Utrwal wnioski z nagrania:

• Staraj się nie wykorzystywać na spotkaniach ćwiczeń, których wcześniej nie doświadczyłeś_łaś jako facylitator, albo przynajmniej jako uczestnik,
• Jeżeli nie jesteś w stanie z dużym prawdopodobieństwem przewidzieć efektów danego ćwiczenia, unikaj eksperymentowania - szczególnie na takich newralgicznych punktach, które warunkują dalszy przebieg spotkania,
• Projektując warsztat i rozpisując ćwiczenia zastanów się, jaki efekt dzięki nim uzyskacie i jak ten efekt wpłynie na kolejne etapy w procesie,
• Przygotuj w razie “w” ćwiczenie alternatywne, które pomoże Ci osiągnąć założony cel, ale inną drogą,
• Pamiętaj, że celem spotkania/warsztatu nie powinno być zrealizowanie ćwiczenia, tylko celu.

Aleksandra Piasecka, Projektantka produktu, D-Hub Warsaw, Digital Technologies Bayer: Po pierwsze, staram się przygotować warsztat w taki sposób, aby pokazać przykłady wypełnionych plansz. To pomaga większości grup w rozeznaniu się jaki powinien być rezultat ćwiczenia. Stosuję też zasady prostego języka, których nauczyłam się na kursie z dr. Piekotem. Jeśli natomiast widzę, że narzędzie nie realizuje efektów, to analizuję, czy mogę wyjaśnić zadanie w inny sposób, na nowych przykładach. Kolejnym krokiem jest zastanowienie się czy odpowiedzi uczestników warsztatu wnoszą wartość do naszego projektu. Czasami ożywione dyskusje dostarczają informacji, których będziemy potrzebowali na późniejszym etapie inicjatywy. W takim przypadku uzgadniam z grupą, że kontynuujemy dyskusję, ale zmieniamy agendę spotkania. Po skończonym zadaniu, proponuję nowe ćwiczenie. Takie, które pozwoli mi uzyskać pożądane efekty. Wyjaśniam je i wspólnie robimy pierwszą część. W ten sposób dbam o dobre zrozumienie zadania.

Pytanie 2: Co zrobić, jeśli mimo kolejnego ćwiczenia w danej sekwencji spotkania/warsztatu uczestnik nie rozumie - wraca do punktu wyjścia?

Bartosz Furtak, Research & Strategic Employer Branding Lead w Socjomanii: W pierwszej kolejności powiedziałbym, że powinniśmy się wystrzegać pułapki zrzucania odpowiedzialności na uczestników. Trzeba przyznać, że jako facylitatorzy możemy mieć tendencję do zakładania, że to uczestnik nie rozumie, że to uczestnik nie potrafi, że to nie jest nasza wina. I właśnie w pierwszej kolejności bym tego jak najmocniej unikał - nie zastanawiał się co jest nie tak z uczestnikiem, tylko co ja, jako facylitator mógłbym zrobić lepiej w trakcie tego spotkania, przed nim, pomiędzy ćwiczeniami, żeby jak najlepiej wprowadzić uczestników w proces w taki sposób, aby różne typy uczestników faktycznie mogły bez problemów w ten proces wejść. Najważniejszym jest zatem, aby przyjąć sobie perspektywę zastanowienia się, co ja jako facylitator mogę lub co powinienem zrobić.

Drugą istotną kwestią jest to, żeby w takich sytuacjach nie bać się zrobić przerwy. Jeżeli zdarzy się sytuacja, gdzie faktycznie jeden uczestnik w jakiś sposób wybija proces, a widzimy, że cała grupa przez niego dość naturalnie przechodzi, to nie bałbym się zrobić przerwy, nawet trochę dłuższej niż planowaliśmy i poświęcić dodatkowe 10 minut temu jednemu uczestnikowi i przepracować z nim to, czego nie rozumie.

Bartłomiej Świstak Piotrowski, konsultant strategii w biznesie: Pojawia się pytanie - jaka jest organizacja zleceniodawcy? Czy ostatecznie dla niej ważniejsze jest rzetelne przeprowadzenie warsztatu tak, żeby wszyscy zrozumieli czy też ważniejsza jest grupa, żeby cała poszła do przodu, a jak ktoś nie rozumie, to jej/jego problem. W mojej ocenie opłaca się zrobić przerwę i wziąć osobę na rozmowę w 4ry oczy i postarać się zrozumieć, bo może ta osoba ma prywatne powody dlaczego nie rozumie (np; nie może się skupić z powodu trudnych wydarzeń życiowych, które niedawno się wydarzyły w jej życiu).

Adrian Gamoń, Strateg marki i ekspert ds. social media: Na to przychodzi mi kilka działań, bo trudno jednoznacznie powiedzieć co bym zrobił bez znajomości kontekstu:

Na początku dobrze jest zbadać kontekst (przyczyny, potrzeby) i spytać się co jest niejasne, czego nie rozumie uczestnik? Kłopot czasem może być w nie instrukcji, czy braku poczucia sensowności wykonania ćwiczenia, ale przyczynach niezwiązanych bezpośrednio z ćwiczeniem np. osobistych, braku wiedzy lub kompetencji.

Warto wrócić oczywiście do instrukcji ćwiczenia (cel, efekt, sens) i podać przykłady. Aby zoptymalizować można zapytać się innych uczestników jak je rozumieją. Omówienie celu i funkcji zadania przez innych uczestników może być pomocne, bo być może współpracownicy powiedzą to w bardziej zrozumiałym języku dla uczestnika, będzie to od nich, więc może być też bardziej motywujące.

Można powiedzieć uczestnikowi, że może zaufać sobie, że nie ma złych odpowiedzi i może zrobić ćwiczenie tak, jak czuje, jakie ma skojarzenia, myśli. Zachęcić do eksperymentowania, zrobienia go na "brudno". Jeśli zaś wiem, że chodzi bardziej o niepewność co do poprawności, nieśmiałości, mówię, że może tylko do mnie powiedzieć, przesłać, skonsultować odpowiedź zanim ją "przedstawi" na forum.

Można też zarządzić przerwę, podczas której indywidualnie można omówić z uczestnikiem ćwiczenie, albo porozmawiać o przyczynach trudności.

Można zaproponować, aby uczestnik z kimś z większym doświadczeniem wykonał ćwiczenie.

Albo po prostu, że nie musi wykonać tego ćwiczenia, może tu pauzować i poczekać na resztę, a na przerwie ustalamy ewentualnie co dalej.

Monika Drabczyńska, Digital Marketing Lead w Socjomanii: W tym przypadku należy wyróżnić kilka czynników, które mogą wpłynąć na taką sytuację:

• Język, którym zwracamy się do naszych uczestników powinien być prosty. Dodawanie trudnych (czasami angielskich), branżowych słów rzadko ma pozytywne skutki. To nie pokazuje nas w roli mądrego facylitatora, a jest bardziej formą niedostosowania komunikacji do miejsca, w którym się znajduje.

• Agenda spotkania, czyli plan procesu, który przedstawiliśmy na początku miały niejasne informacje, na przykład były zbyt ogólne bądź szczegółowe. Następnie na poszczególnych etapach nie odnosimy się gdzie jesteśmy co może sprawić, że uczestnik gubi się i nie wie, w którym jest miejscu.

• Powtórzenie swoimi słowami to technika, która pozwala zobaczyć, czy uczestnik na pewno zrozumiał definicję czy też treść ćwiczenia. Jeśli jest jakaś niejasność, to na tym etapie łatwiej wtedy ją przeanalizować.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę czy jest tylko jedna osoba, która nie rozumie, czy może tylko jedna to komunikuje. Jeśli okaże się, że dla reszty grupy wszystko jest zrozumiałe i uczestnicy zaczynają się powoli denerwować, że pytania uczestnika zaburzają flow warsztatu, warto zrobić dłuższą przerwę dla całego zespołu. Zostanie na chwilę z osobą pytającą pozwoli zadbać o kwestie, które czasami trudno poruszyć przy większej grupie m.in. wrócić jeszcze raz do początku, opowiedzieć o celu spotkania, nawiązać do czegoś, co dla uczestnika okazało się być kłopotliwe i niezrozumiałe.

Pytanie 3: Co zrobić gdy kończy się czas, a założone cele nie zostały osiągnięte?

Bartosz Furtak, Research & Strategic Employer Branding Lead w Socjomanii: Tu istotnych jest kilka kwestii.

1. Celem warsztatu nie jest realizacja wszystkich ćwiczeń, a realizacja celu warsztatu. Jeśli więc wystarczająco wcześnie zauważymy, że jesteśmy poza czasem - mamy jeszcze wpływ na przebieg ćwiczeń i zmianę sposobu, w jaki zrealizujemy główny cel.

2. Nie zawsze mamy na wszystko wpływ i nie każdy cel uda nam się zrealizować. To coś, z czym prędzej czy później przyjdzie nam się jako facylitatorom pogodzić. Ważne jednak, żeby przez cały czas być pewnym tego co robimy - szczególnie jeśli uczestnicy spotkania znają dobrze jego cel i wiedzą, że nie zostanie zrealizowany - rozmawiajmy z nimi otwarcie o powodach i sposobach na domknięcie celu po spotkaniu.

3. Nie gońmy na siłę. Jedną z gorszych taktyk jest próba nadganiania czasu na siłę - uczestnicy bardzo szybko zaczynają współodczuwać presję czasu, co przy nieumiejętnym zarządzeniu nią może szybko ograniczyć kreatywność czy myślenie rozwiązaniami - głównym celem staje się czas.

4. Dobre planowanie może w większości pomóc nam uniknąć tej sytuacji. Tutaj są dwie kwestie - jedna to racjonalne planowanie agendy, z zapasami czasowymi na poszczególnych ćwiczeniach, przewidywaniu czasu na wprowadzenia, podsumowania, przerwy z zapasami i backupem na całości. Trudno tu o uniwersalną miarę, ale około 15% czasu trwania spotkania warto zabezpieczyć jako backup.

5. Druga to alternatywne drogi dojścia do celu, czyli już na etapie planowania określenie jak możemy zrealizować dany cel jeśli nie uda się tego zrobić poprzez dane spotkanie. Dzięki temu w momencie, kiedy zauważymy, że nie zrobimy tego w trakcie spotkania nie wpadniemy w panikę, a będziemy mieli gotowe rozwiązania.

6. Spokój nas uratuje. Jeśli więc nie zastosowaliśmy się do rad odnośnie przygotowania i mamy kłopoty z czasem - zróbmy krótką przerwę, weźmy kilka głębokich wdechów i zastanówmy się na spokojnie, zamiast w biegu nad rozwiązaniem. :)

Agata Waligórska, Pilotka Zmian, ekspertka Concordia Design, mentorka DlaSzefowej: To doskonałe pytanie, które jako facylitator zadaję sobie nie na końcu spotkania, a regularnie w trakcie każdej aktywności, która się odbywa podczas szkolenia/spotkania.

Jeśli grupa niespodziewanie zaczyna dyskutować/przedłużać/zmieniać temat analizuję lub sprawdzam z grupą "czy ta aktywność przybliża nas do realizacji celu X?" jeśli tak, zostawiam ją, jeśli nie, komunikuję, że "temat jak słyszę jest dla Was ważny, może warto zorganizować spotkanie, aby dokończyć tę dyskusję, ponieważ jednak chcemy jeszcze osiągnąć cel X proponuję wrócić do tematu…"

Jeśli na godzinnym spotkaniu zostało nam powiedzmy 15 minut i jesteśmy w lesie z realizacją celu, to jako facylitator już zaspałam:) Co mimo to wtedy robię? Komunikuję na głos, że zostało nam X czasu i proszę o odpowiedź na dwa pytania:

• Czym chcielibyście domknąć spotkanie mając na względzie czas X?
• Jak i kiedy chcemy kontynuować pracę nad otwartym tematem (np. przedłużamy spotkanie, zmieniamy skład osobowy, itp)

i wskazanie jednej sugestii:

• co możemy zrobić następnym razem, aby efektywniej wykorzystywać czas w celu realizacji założonych celów?

To, co zwiększa efektywność czasową to pisanie odpowiedzi/umieszczenie ich w tym samym czasie na tablicy wirtualnej, zamiast wypowiedzi głosowej każdej osoby. Szybkie głosowanie (np. poprzez funkcję głosowania na muralu) i mamy rozwiązania na zakończenie spotkania online, które dba w moim odczuciu o cel i satysfakcję uczestników, a ja wiem co zrobić lepiej następnym razem.

Co dalej?

To tylko kilka problemów, które mogą wystąpić podczas facylitacji spotkań. Masz na nie inne dobre praktyki lub wskazówki, jak Ty i Twój zespół radzicie sobie w takich sytuacjach? Daj nam znać i/lub napisz na [email protected], by wypowiedzieć się jako ekspert w naszych artykułach lub zadać nam nowe pytanie, na które szukasz odpowiedzi. O innych wyzwaniach wraz z wypowiedziami kolejnych ekspertów i zespołu Socjomanii, przeczytasz już w kolejnym artykule!