Jak zostać facylitatorem procesu design thinking?

Jak zostać facylitatorem? O czym pamiętać przy projektowaniu i facylitacji warsztatów design thinking? Pozwól, że przeprowadzimy Cię przez cały proces.

Czym zajmuje się facylitator?

Bycie facylitatorem to pewna postawa, rola w procesie i zbiór doświadczeń, które uprawniają osobę do prowadzenia uczestników przez dany proces w jak najbardziej efektywny sposób. 

Współtworzenie (co-creation) to słowo klucz warsztatów i spotkań, na których chcemy wypracować nowe, innowacyjne, efektywne rozwiązania. Dlatego zachęcamy do wzięcia udziału w spotkaniu interdyscyplinarny zespół pracowników z różnych działów Twojej firmy, ekspertów zewnętrznych, a nierzadko i naszych klientów, a kiedy wszyscy już znajdą się w jednej przestrzeni… siadają wygodnie i zamieniają się w słuch lub są przygotowani na dyskusję. Poza tym, każdy z nich ma inne potrzeby, motywacje, mierniki sukcesu, ale i metody pracy. Jak zachęcić ich do współtworzenia? To właśnie rola facylitatora, który projektuje, wspiera w trakcie wydarzenia i ewaluuje wydarzenia. Jeśli jesteś ciekawy/a, jak zostać facylitatorem, najpierw zachęcam do przeczytania, na czym polega proces facylitacji i rola facylitatora - pisałam o tym w poprzednim artykule.

Jak zacząć?

O potędze facylitacji usłyszałam od… pierwszego facylitatora, którego poznałam w moim życiu. Było to podczas Design Thinking Weeku w Krakowie w 2014 roku. Większość facylitatorów, z którymi miałam później okazję współpracować, tak samo rozpoczęła przygodę z facylitacją - dzięki doświadczaniu, samodzielnemu przejściu przez proces i posiadaniu mentora,który miał w tym zakresie duże doświadczenie.

Trudno zostać facylitatorem, jeśli samemu nie było się uczestnikiem procesu. Widzę to wielokrotnie po nieudanych próbach wdrażania ćwiczeń, których samodzielnie nie przeżyliśmy jako uczestnik. W konsekwencji nie wiemy, jakie dane ćwiczenie budzi emocje lub z jakimi trudnościami uczestnicy muszą się zmierzyć. Tak samo ciężko będzie prowadzić uczestników przez proces, który nie jest nam bliski i nie wiemy, jak my byśmy się zachowali na danym etapie. Najłatwiej jest zanurzyć się w tym procesie i praktykować go jak najczęściej - na przykład na otwartych wydarzeniach typu service jam, design sprint lub hackaton. Poszukaj, czy w Twoim mieście są organizowane wydarzenia tego typu i weź w nich udział. Wszystkie obserwacje i wnioski zapamiętaj na przyszłość lub zapisz - będziesz do nich wielokrotnie wracać przy projektowaniu i prowadzeniu własnych procesów.

Gdzie szukać wiedzy?

Na pewno bycie uczestnikiem nie odpowiada na wiele pytań - na przykład, jak wybierać narzędzia? na co zwrócić uwagę? jak radzić sobie w trudnych sytuacjach?

Są dwie ścieżki, którymi możesz podążać, by zdobyć wiedzę na ten temat.

Pierwsza to dotarcie do treści z tej tematyki - blogów, książek, materiałów wideo, wywiadów czy kursów online. Jest ich całe mnóstwo, ale koniecznie zacznij od książki This is Service Design Doing, gdzie cały rozdział „Facilitating workshops” jest poświęcony metodom facylitacji, technikom, narzędziom i ćwiczeniom, które możesz wykorzystać podczas warsztatów. Następnie przeczytaj książkę Gamestorming, która nie tylko uzupełni Twoją listę ćwiczeń, ale i wskaże wiele przykładów sytuacji, z którymi będziesz musiał się zmierzyć. A potem konsekwentnie czytaj, notuj i zapisuj informacje ze stron, takich jak:

• Design Kit od IDEO - sięgnij po szczegółowo opisane ćwiczenia dopasowane pod każdy etap procesu design thinking - od empatyzacji, pod definicję, ideację, prototypowanie i testowanie, 

• Hyper Island Toolkit - znajdziesz tu kilkanaście energizerów, ćwiczeń integracyjnych, ale i ideacyjnych i strategicznych; dużym plusem jest wyszukiwarka ćwiczeń - to Ty decydujesz dla kogo i jaki jest cel Twoich warsztatów, a strona pokazuje właściwe narzędzia,

• TryTriggers Blog - blog ciekawego fizycznego narzędzia - kart stymulujących (trigger cards), gdzie znajdziesz ciekawe przemyślenia, jak usprawniać burze mózgów i procesy kreatywne,

• NOBL Blog - blog, na którym znajdziesz metody i narzędzia dedykowane osobom, które chcą zmienić/zoptymalizować kulturę organizacji. Dużo case studies i szablonów materiałów do pobrania,

Druga ścieżka to płatne szkolenia i kursy. Ich efektywność zależy od tego, na czym najbardziej Ci zależy - m.in. czy chcesz facylitować konkretne grupy (na przykład kadrę menadżerską lub organizacje NGO), jaki ma być cel warsztatów (na przykład innowacyjne rozwiązania lub poprawa sprzedaży), a także jaki proces chcesz prowadzić (na przykład design sprint lub sprint w SCRUMie). 

Wielu naszych klientów - liderów zmian, product managerów, HRowców, a nawet CEO - pytało nas o to, jak najlepiej zrozumieć proces design thinking i przygotować się do bycia facylitatorem procesów i spotkań wewnętrznych. W tym celu opracowaliśmy program 3-dniowej Akademii Service Design Thinking, podczas której uczestnicy przechodzą przez każdy z pięciu etapów procesu design thinking, doświadczają metod i narzędzi service design, uczą się wzajemnie facylitacji, projektowania i prezentowania pomysłów. Stworzyliśmy podczas tej Akademii również równoległe bloki specjalistyczne - fakultatywne (uczestnik decyduje, o czym chce posłuchać), a jeden z nich poświęcony jest właśnie podstawom facylitacji i dzieleniu się naszymi doświadczeniami. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, warto przeczytać też relację po pierwszej edycji Akademii.

Jeśli szukasz czegoś skonkretyzowanego wokół facylitacji i projektowaniu doświadczeń edukacyjnych - mam dla Ciebie jeszcze jedną wskazówkę. W tym roku gościliśmy w naszej przestrzeni duńską szkołę promująca #experientiallearning i #learningbydoing - KAOSPILOT, która od 1991 roku przygotowuje liderów zmian, edukatorów i nauczycieli do nowych wyzwań, udoskonalania swojego warsztatu i dostarczania jak najlepszych doświadczeń edukacyjnych swoich studentom, klientom, współpracownikom. W trzydniowych masterclassach KAOSPILOT, The Art & Craft of Designing & Facilitating Learning Spaces, uczestniczyliśmy nie tylko jako organizatorzy (musimy być nieskromni - nasza sala idealnie wpisała się w założenia kreatywnych warsztatów i świetnie służyła dzięki różnym miejscom do pracy, prezentacji, zmianom aranżacji), ale i aktywni uczestnicy. To kurs, który z pewnością mogę polecić - wyniosłam z niego nie tylko nową wiedzę, jak projektować lepsze procesy edukacyjne - szkolenia, warsztaty, spotkania - ale i z cennym know-how, jak lepiej facylitować, zarządzać grupą i oczekiwaniami, budować proces nauki. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj na stronę kursu. Zawsze możesz też posłuchać podcastu na ten temat z udziałem naszej Kasi:

O czym pamiętać przy projektowaniu i facylitacji warsztatów design thinking?

Jak pisałam w poprzednim artykule, praca facylitatora obejmuje zadania przed, w trakcie i po warsztacie. Jego zaprojektowanie na bazie diagnozy potrzeb i celów organizacji, a także uczestników jest fundamentem. Poniżej wyróżnię 6 obszarów, na które musisz zwrócić uwagę, projektując swoje warsztaty w procesie design thinking:

Forma

Forma zawsze zależy od celu warsztatu. Nasze procesy design thinking przybierają czasami formę 3 godzinnego sprintu - to bardzo intensywny czas, ale efektywny, jeśli chcemy z jakąś grupą przepracować konkretny problem lub zainspirować ich do zmiany metody pracy. Najbardziej optymalną formą są warsztaty kilkudniowe (2-4 dni), podczas których możemy lepiej poznać grupę, zbudować atmosferę współpracy i zaufania (tak zwane safe space), dać więcej czasu na przepracowanie ćwiczeń i dyskusję. Niezależnie od długości wydarzenia, pamiętaj, żeby uwzględnić czas na przerwy i energizery (bez nich dynamika Twoich warsztatów może szybko się popsuć) oraz na pracę grup (jeśli masz takie samo założenie jak my w Socjomanii, że uczestnicy zdobywają najwięcej doświadczenia, ćwicząc w praktyce to, co przyswoili sobie wcześniej - daj dużo czasu uczestnikom na pracę własną).

Wybór wyzwania

Podstawą procesu design thinking jest wybór obszaru, wyzwania, w zakresie którego odbiorcy będą generować problemy, a następnie tworzyć rozwiązania. Dobrze by wybór wyzwania również był oparty na wcześniejszej diagnozie sytuacji - my na przykład robimy anonimowe ankiety online dla uczestników lub przeprowadzamy wywiady. 

Na przykład - organizacja ma problem z komunikacją wewnętrzną i to jest cel warsztatów zgłaszany przez koordynatora. Żeby przygotować efektywne spotkanie, musimy lepiej zrozumieć potrzeby i problemy uczestników. W tym celu wysyłamy do nich ankietę, w której prosimy o wypisanie przykładowych bolączek, dotychczasowego sposobu rozwiązywania problemów, ale też tego, jak lubią pracować na warsztatach. Na podstawie ich odpowiedzi i współpracy z koordynatorem, dobieramy takie wyzwanie (w tym przypadku mógłby to być najczęściej poruszany problem w ankietach - silosowość organizacji, brak zaangażowania pracowników lub brak otwartości w komunikacji).

Dobór zespołu

Zaproponuj koordynatorowi zaproszenie na spotkanie pracowników z różnych działów, o różnych kompetencjach i nastawieniach do pracy zespołowej. Na warsztatach design thinking kluczowa jest interdyscyplinarność zespołu (też pod kątem siły wpływu, pozycji w firmie czy stażu). W niektórych procesach łączymy grupy różnych interesariuszy - dla klientów przygotowywałam warsztaty oparte o proces design thinking, w którym w dwóch salach równolegle pracował zespół firmy X i ich klientów, by potem po indywidualnej fazie procesu, zaprosić ich do współpracy. Takie łączenie grup lub prowadzenie bloków równolegle dobrze się również sprawdza przy grupach różnych interesariuszy (zarząd, partnerzy, sprzedawcy) lub organizacji (organizacja zaprasza swojego partnera lub konkurenta! do współpracy).

Scenariusz

Scenariusz musi być nastawiony na cel, który został określony przed spotkaniem. Pamiętaj, że efektem warsztatów nie powinny być tylko mierzalne rezultaty (na przykład ilość lub jakość wygenerowanych rozwiązań), ale i te związane z nowymi kompetencjami lub nastawieniem uczestników po spotkaniu. Dobór narzędzi z narzędziownika design thinking i service design opiera się na wielu zmiennych - celu, grupie, wymogach sali lub czasu, budżecie, a także na Twoim doświadczeniu. Warto eksperymentować i stosować różnorodne ćwiczenia na każdą ze stałych faz procesu. Na przykład, dla jednej grupy na etapie empatyzacji (lepszego zrozumienia grupy docelowej) najwłaściwsze będzie przeprowadzanie wywiadów podczas warsztatów, a dla innej - netnografia (szukanie informacji w kanałach internetowych. I praktyczna uwaga na koniec: scenariusz określa pewne ramy, ale musi być elastyczny i możliwy do wielu zmian. My tworzymy go we współtworzonym arkuszu umieszczonym w chmurze, przez co na bieżąco podczas szkolenia możemy w nim wprowadzać poprawki.

Doświadczenie

Celem każdego warsztatu design thinking jest zachęcenie uczestników do doświadczania i przygotowanie im takiej przestrzeni (nie tylko fizycznej), by mogli to robić jak najczęściej. Podstawą ku temu będzie wzajemne zaufanie, a więc właściwe wprowadzenie do projektu (tak zwany onboarding), ale i integracja i poznanie się na początku (kontrakt, ice-breaker może pomóc). Na atmosferę składają się nie tylko rzeczy widzialne - elastyczna przestrzeń, komfort pracy w tych warunkach, muzyka, swoboda uczestników, dostęp do dobrego jedzenia :)) - ale i te na poziomie meta, jak umiejętność aktywnego słuchania, obserwacji, dzielenia się informacją zwrotną z uczestnikami.

Projektowanie doświadczeń 

W Socjomanii najczęściej tworzymy mapę szkolenia, uwzględniającą cel każdego modułu  w oparciu o cykl Kolba (1. Doświadczenie -> 2. Obserwacja/refleksja -> 3. Wnioski -> 4. Testy -> 1….), ale i o „Learning arches” (metodyka KAOSPILOT, którą praktykowaliśmy na masterclassie wspomnianym wcześniej.

Cykl Kolba - uczenie się przez doświadczenie - podstawa pracy facylitatora

Co dalej?

Masz za sobą już kilka warsztatów design thinking w roli facylitatora? Koło się zamyka - według nas najlepszym sposobem na praktykowanie procesu jest… uczestnictwo w nim. Dlatego warto, byś w ramach dalszego rozwoju, wymieniał się swoim doświadczeniem z innymi facylitatorami i brał udział we wspólnych projektach (w Socjomanii często jesteśmy zapraszani do facylitacji hackatonów lub warsztatów przy wydarzeniach tematycznych). Nie bez znaczenia jest także regularna autorefleksja. Ja sama wciąż uczę się prowadzić mój dziennik facylitatora. O ile na początku udawało mi się gromadzić wszystkie przemyślenia (co się udało, co można zrobić następnym razem inaczej, jaka była efektywność ćwiczeń), teraz nie robię tego tak regularnie. A powinnam! Mam nadzieję, że i Ty się do tego zmobilizujesz :)