FAQ facylitacja online vol. 7 - nierówny poziom wiedzy

Prowadzenie spotkań biznesowych lub warsztatów wiąże się z wieloma wyzwaniami, które facylitator może napotkać na swojej drodze. Co jest trudniejsze - facylitacja na żywo czy online? Czy jest jakiś stały model, z którego facylitator może skorzystać? Jak zareagować, kiedy pytania dotyczące zakresu tematycznego spotkania wskazują na niezrozumienie/niewiedzę? Odpowiadamy na te pytania w naszym artykule!

Wyzwania facylitatora - część siódma

Jeśli prowadzisz spotkania i warsztaty, na pewno mierzysz się z wieloma wyzwaniami. Ten cykl jest dla Ciebie - by poznać opinie ekspertów i dzielić się know-how! W pierwszej części cyklu poruszaliśmy wyzwania współpracy uczestników na spotkalniach online i problem nagłego opuszczania spotkań... W drugiej zaś zmierzyliśmy się z występującym problemem z narzędziem oraz brakiem zaangażowania uczestników podczas spotkań online.  W trzeciej, na tapet wzięliśmy kwestie bierności uczestników i nierównego poziomu wiedzy wśród uczestników. Czwarta część poruszała temat wyzwań, zagrożeń i ryzyk, które wiążą się z facylitacją spotkań. W piątej omówiliśmy kwestie związanie z brakiem współpracy ze strony uczestników. 

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na kolejne trzy pytania:

• Jak zareagować, kiedy pytania dotyczące zakresu tematycznego spotkania wskazują na niezrozumienie/niewiedzę?
• Czy jest jakiś stały model, z którego facylitator może skorzystać?
• Co jest trudniejsze - facylitacja na żywo czy online?

Na te pytania odpowiada Martyna Tarnawska i Bartosz Furtak z zespołu Socjomanii, którzy są autorami naszego kursu online Facylitacja online. Do podzielenia się swoim know-how, doświadczeniami i refleksjami zaprosiliśmy również zaprzyjaźnionych nam ekspertów-facylitatorów - Jarka Jesionowskiego z zespołu Orange Polska, Monikę Drabczyńską, Digital Marketing Lead & Marię Blecharz, Digital Innovation Taitava z zespołu Socjomanii.

Pytanie 1: Jak zareagować, kiedy pytania dotyczące zakresu tematycznego spotkania wskazują na niezrozumienie/niewiedzę?

Bartosz Furtak, Research & Strategic Employer Branding Lead w Socjomanii: Przede wszystkim warto wrócić do roli i odpowiedzialności facylitatora. W największym uproszczeniu jako facylitatorzy odpowidamy za wsparcie grupy w przejściu przez proces z punktu A do punktu B, za czym kryje się wybór i realizacja zadań, taktyk, narzędzi, ćwiczeń itd., które pozwolą nam na realizację tego celu. Taka definicja mówi nam jednocześnie trzy rzeczy.

Z jednej strony to, że naszą odpowiedzialnością jest zadbać o poziom wiedzy i zrozumienia wśród uczestników - przed spotkaniem, w jego trakcie lub po nim. Jeśli dana wiedza/zrozumienia jest istotna z perspektywy procesu (zarówno merytorycznie jak i pod kątem procesu grupowego, np. pewnosci siebie uczestników czy ich komfortu informacyjnego) - powinniśmy o to zadbać.

Z drugiej jednak, jak wspominamy w kursie, to nie jest nasza jednostkowa odpowiedzialność a naszą rolą jest wspiercie procesu. To z kolei oznacza, że nie możemy brać odpowiedzialności za wszystko, w tym brak przygotowania do udziału w procesie (o ile o niego zadbaliśmy).
I trzecia kwestia to coś, co powstaje na styku pierwszej i drugiej. Nawet jeśli nie wszystko jest naszą odpowiedzialnością, ponosimy tego koszty - pytania wskazujące na niezrozumienie nie muszą, ale mogą skutecznie rozbić grupę, skupienie czy podnieść poziom frustracji. Co możemy zrobić?

• Zapewnić uczestników o tym, że dana wiedza nie jest istotna z punktu widzenia miejsca, w którym się znajdujemy a zadbamy o jej uzupełnienie na dalszych etapach.
• Podążyć za potrzebami uczestników i zadbać o uzupełnienie wiedzy przed przejściem do dalszej pracy.
• Zaangażować w uzupełnienie wiedzy innych uczestników i przenieść odpowiedzialność na grupę.
• Jeśli zadbaliśmy o przygotowanie wcześniej i pozyskanie wiedzy było np. elementem pre-worka - odnieść się do niego i poprosić o powrót do tej pracy przygotowawczej.
• Transparentnie powiedzeić, że możemy zrobić krok w tył (czy w bok) i wrócić do pewnych kwestii, ale będzie się to wiązało z konkretnymi zmianami w całym procesie (np. nie zdążymy z całością, więc będziemy potrzebowali wykonania zadań indywidualnie po warsztacie).

Zawsze decydując o tym, jak postąpić powinniśmy uwzględnić:

• wpływ danych informacji na dalszą pracę merytoryczną,
• wpływ braku informacji na proces grupowy.

Jarek Jesionowski, Facylitator i Project Manager z Orange Polska: Zadbać o wyrównanie/uzupełnienie wiedzy w zespole. Zakładając, że wszyscy obecni na spotkaniu są na nim z konkretnych powodów i ich udział jest ważny dla osiągnięcia celów spotkania to ich poziom znajomości/zrozumienia przedmiotu spotkania ma bezpośredni wpływ na jakość wypracowanych rozwiązań. Może tak się złożyć, że z powodu wyrównywania wiedzy nie skończymy spotkania w założonym czasie lub będziemy musieli zorganizować kolejne spotkanie, żeby zrealizować agendę. Gdyby ktoś miał z tym problem warto zadać wtedy pytanie – jaki cel mamy zrealizować jako zespół?

Maria Blecharz, Digital Innovation Taitava w Socjomanii: Tutaj warto też określić, czy te pytania pojawiają się już na spotkaniu, czy przed samym spotkaniem. Jeśli przed spotkaniem, to mamy jeszcze szansę zareagować i przygotować np. pre-read / pre-work dla uczestników spotkania, dzięki któremu będą mogli lepiej zrozumieć temat, o którym będziemy rozmawiać na spotkaniu.

Jeśli takie pytania pojawiają się już na spotkaniu wówczas można np. poświęcić pierwszą część spotkania na krótkie wprowadzenie do tematu i wyrównanie poziomu wiedzy wśród uczestników. Czasem dobrym pomysłem może być krótka sesja Q&A na początku spotkania, gdzie rozmyjemy wszystkie niepewności. Jeśli takie wprowadzenie nie było zaplanowane wcześniej w programie, musimy też transparentnie zakomunikować, że przez konieczność modyfikacji planu być może nie uda nam się zrealizować wszystkich punktów zaplanowanych w agendzie.

Jeżeli natomiast grupa wykazuje brak wiedzy i zrozumienia tematu, a celem spotkania jest podjęcie decyzji, która może być kluczowa co do dalszych działań firmy, wówczas nie bałabym się zrezygnować ze spotkania i przełożyć je na inną datę, do czasu której uczestnicy spotkania będą mieć czas na zebranie szerszych danych czy zapoznanie się z niezbędnymi materiałami, np. z przygotowanym przez nas pre-workiem. To może uchronić nas przed podjęciem złych i nieprzemyślanych decyzji, a koszt przełożenia spotkania będzie napewno mniejszy niż koszty naprawy błędów, które zostały popełnione przez nieprzemyślane decyzje.

Pytanie 2: Czy jest jakiś stały model, z którego facylitator może skorzystać?

Martyna Tarnawska, Digital Innovation Lead w Socjomanii: Często podczas moich warsztatów korzystam z modelu Creative Problem Solving, który zakłada dwa następujące po sobie etapy. Etap divergent (rozszerzenia), którego celem jest eksploracja, odkrywanie, jak najszersze myślenie i szukanie różnych wariantów problemów, wyzwań czy rozwiązań; a następnie etap convergent (zawężenia), którego celem jest analiza, refleksja, synteza, dodefiniowanie problemów, wyzwań czy rozwiązań. Podobnie działa model Double Diamond stworzony przez Design Council, ale zakłada stricte proces tworzenia nowych rozwiązań i podwojenie modelu divergent/convergent, divergent/convergent.

Oczywiście zawsze mam z tyłu głowy również model nauki poprzez doświadczanie, czyli cykl Kolba, który zakłada projektowanie spotkań i warsztatów tak, by przechodzić regularnie przez cztery etapy - doświadczenie, refleksja (co się stało?), konceptualizacja (co to znaczy?), stosowanie (co zmienić?). Zazwyczaj moje warsztaty właśnie tak są konstruowane - zaczynamy od ćwiczenia praktycznego, następnie przechodzimy do indywidualnej / w parach czy grupach / na forum refleksji, potem dokładam ja lub ekspert do tego dawkę teorii / ustrukturyzowania znaczeń, a na końcu otwieram dyskusję feedbackową, co dodać lub zmienić lub jak wykorzystać w przyszłości. To najprostszy, ale też bardzo skuteczny model kształtowania warsztatów :)

Pytanie 3: Co jest trudniejsze - facylitacja na żywo czy online?

Wysłuchaj odpowiedzi Martyny i Bartosza z zespołu Socjomanii:

Poznaj odpowiedzi ekspertów:

Monika Drabczyńska, Digital Marketing Lead w Socjomanii: Pandemia postawiła na głowie tradycyjną dynamikę szkoleń niejednego facylitatora. Po tych kilku latach nauczyliśmy się pracować w obu środowiskach. Bez wątpienia dwie główne zalety facylitacji online to koszt i wygoda. Dodatkowo zarówno uczestnicy jak i my, facylitatorzy możemy korzystać z możliwości łatwego dostępu do spotkania z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem, że mamy dostęp do połączenia internetowego.

Nauka offline zapewnia praktyczne środowisko do nauki. Pozwala to facylitatorom na ścisłą interakcję, aktywny udział w dyskusjach na żywo, debatach i fizycznych, kinestetycznych zajęciach, które przyczyniają się do ogólnej interaktywności i stymulacji.

Proces facylitacji ma spowodować, że praca grupy będzie maksymalnie efektywna i zakończy się sukcesem. To jednak grupa wypracuje efekty, a facylitator pomaga uczestnikom dojść do odpowiednich rozwiązań określonym procesem. Dlatego odpowiedź na to pytanie jest nie tyle zależna od facylitatora, co od stopnia zaangażowania uczestników. Jeśli są oni zdolni do pełnej koncentracji na spotkaniu / warsztacie, nie zajmując się innymi rzeczami obok, przetestują wcześniej łącze, nie będą nagle wychodzić ze spotkania i włączą kamerki, to wyniki takiego spotkania mogą być równie dobre, jak w przypadku tradycyjnej formuły zajęć.

Maria Blecharz, Digital Innovation Taitava w Socjomanii: Według mnie obie formy mają swoje plusy i minusy. Ciężko jest więc jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie - myślę, że trzeba być świadomym zalet i wad każdego rozwiązania, aby móc wybrać odpowiednią formułę do celu, który chcemy zrealizować.

Facylitacja online może być trudna, jeśli nie widzimy uczestników, bo mają np. wyłączone kamerki. Nie widzimy wtedy ich emocji oraz tego, czy w pełni skupiają się na zadaniach i ćwiczeniach, które realizujemy. Ciężej też nam wtedy reagować na potrzeby grupy - widząc uczestników, możemy lepiej reagować, modyfikować ćwiczenia, tak, aby dynamika pracy była zachowana. Dodatkowo mamy też kwestie np. maili, otwartych na innych zakładkach przeglądarki i rozpraszających uczestników. Nie wspominając już o problemach technicznych. Z plusów natomiast, mamy do dyspozycji naprawdę ciekawe narzędzia online, które mogą ułatwiać nam pracę. Z moich doświadczeń wynika też, że łatwiej jest zadbać o anonimowość uczestników podczas facylitacji online, co może być ważne, gdy np. generujemy pomysły lub prowadzimy sesję feedbackową lub retrospektywę.

Facylitacja na żywo daje nam oczywiście szansę na lepsze obserwowanie dynamiki grupy i możliwość lepszego modyfikowania w trakcie. Ale tutaj znowu grupy są często bardziej rozgadane i uczestnikom często zdarza się rozmawiać w trakcie ćwiczeń na tematy nie związane w celem spotkania. Minusem jest też na pewno fakt, że bardzo dużą część materiałów powstałych na warsztacie na żywo trzeba potem zdigitalizować, co może być czasochłonne. Jeśli natomiast prowadzimy spotkanie, którego celem ma być integracja, lepsze poznanie się zespołu czy praca nad wartościami uważam, że powinniśmy wybrać facylitację na żywo, niezależnie od tego, czy jest łatwiejsza czy trudniejsza, bo daje nam ona dodatkowe wartości w osiągnięciu celu, chociażby z rozmów, które będą się toczyć w kuluarach podczas przerw kawowych.

Co dalej?

To tylko kilka problemów, które mogą wystąpić podczas facylitacji spotkań. Masz na nie inne dobre praktyki lub wskazówki, jak Ty i Twój zespół radzicie sobie w takich sytuacjach? Daj nam znać i/lub napisz na [email protected], by wypowiedzieć się jako ekspert w naszych artykułach lub zadać nam nowe pytanie, na które szukasz odpowiedzi. O innych wyzwaniach wraz z wypowiedziami kolejnych ekspertów i zespołu Socjomanii, przeczytasz już w kolejnym artykule!