Jak pracować zdalnie? Home office bez tajemnic
Chociaż większość z nas miała styk z pracą zdalną, nie wszyscy wiedzą, jak robić to efektywnie. Poznaj 3 najpoważniejsze problemy home office i dowiedz się, jak je rozwiązać.
Praca zdalna - dlaczego teraz?
Home office (praca z domu) najczęściej jest znaną praktyką start-upów, mobilnych organizacji i korporacji, które w wirtualnych zespołach widzą szansę na większą efektywność i różnorodność wyników pracy. Jednak to w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa (COVID-19), praca zdalna stała się standardem i codziennością dla wielu z nas. Jeśli jesteś osobą, chcącą zmienić swój tryb pracy i współdziałania z klientami albo praca zdalna stała się z uwagi na ostatnie okoliczności koniecznością dla Ciebie - dowiedz się, jak powinieneś się przygotować :)
1. Brak efektywności? Przygotuj się na zmianę
Szybka zmiana formy pracy może przynieść negatywne skutki jej efektywności. Praca zdalna wymaga od każdego z nas przygotowania i zmiany swoich przyzwyczajeń. O ile praca w trybie home office ma wiele zalet (możliwość większego skupienia, większa mobilność i elastyczność czasu pracy, mniej rozpraszaczy), wielu z nas widzi również jej wady (trudniejszy system raportowania wyników pracy, konieczność samodyscypliny, nowe narzędzia do komunikacji i organizacji pracy / zarządzania projektami).
Słowem kluczem dla wszystkich, którzy pracują zdalnie jest samoorganizacja, dyscyplina i elastyczność. Dobre nastawienie, a także zorganizowanie swojej przestrzeni, planu dnia, doboru narzędzi (które będziemy wykorzystywać z naszym teamem) gwarantuje nam taką samą jakość pracy (a często, jak pokazują badania i raporty, nawet wyższą).
Wskazówka: Przygotuj swoją przestrzeń (fizyczną i online!)
Przygotowanie higienicznego środowiska pracy to pierwszy i najważniejszy krok. Dotyczy to wyboru miejsca pracy - zadbaj o swoją wygodę, ale i spokojną przestrzeń, w której będziesz mógł bez problemu się skupić, a także wykonywać niezbędne zadania (na przykład uczestniczyć w telekonferencji). Jeśli będziesz pracować z innym domownikiem - postaraj się, by każdy miał swoją przestrzeń lub ustalcie zasady, jak zadbacie o efektywną współpracę.
Widzimy kilka kategorii narzędzi digital, które pomogą w pracy zdalnej Tobie i Twojemu zespołowi - od tych działających w modelu SAAS do wersji enterprise. Jedną z nich jest komunikacja, tele- i videokonferencje, współpraca w czasie rzeczywistym, zarządzanie projektami, a także zdalne biuro i HR. Ich dobór zależy od Waszych potrzeb, charakteru pracy i wielkości zespołu. W naszym kursie online - praca zdalna - robimy przegląd rekomendowanych narzędzi digital, który ułatwi Ci podjęcie nowych decyzji lub zmianę dotychczasowego narzędziownika. Daj sobie pomóc :)
Postaraj się też odtworzyć swoje biuro w nowym miejscu pracy - ja na przykład lubię pracować z notatkami i whiteboardem. Chociaż nie mam takiej tablicy w domu, staram się wizualizować i zapisywać jak najwięcej przemyśleń w notatnikach. Pomaga mi to też w robieniu regularnych przerw od ekranu i urządzeń mobilnych. Zadbaj też o narzędzia digital, które pomogą Ci w lepszym skupieniu - wybierz ulubioną muzykę do pracy lub za pomocą generatora szumów i dźwięków w tle (tak, to idealna opcja, jeśli brakuje Ci biurowego open-space :)).
Pamiętaj, że czas pracy zdalnej to też okazja do rozwoju - szczególnie jeśli przez ostatnie okoliczności musieliście w zespole zrezygnować ze szkoleń, warsztatów i konferencji tematycznych. Zastanów się, jak pracując zdalnie zorganizować sobie przestrzeń na rozwój i zdobywanie nowych kompetencji. Poszukaj platform e-learningowych, podcastów czy raportów, które warto przeczytać w Twojej branży. Piotrek ostatnio zrobił przegląd najciekawszych kursów social media dostępnych online (przeczytaj u nas na blogu).
FYI: w Socjomanii przygotowaliśmy dla Ciebie kilka kursów online ;)
My też przygotowaliśmy dla Was kursy z zakresu digital marketingu - Reklama na Facebooku i Instagramie, Facebook dla biznesu, Instagram dla biznesu, a także nasze certyfikowane kursy - Digital Marketing oraz Strategy & Planning. Pracujemy również nad nowymi szkoleniami z zakresu LinkedIna oraz Service Design - zapisz się na nasz newsletter, by być na bieżąco z nowościami w ofercie!
2. Wysoki poziom skupienia i koncentracji? Uważaj na syndrom wypalenia
Jeśli uda nam się przygotować spokojne i wygodne miejsce, w którym będziemy pracować, praca zdalna może sprzyjać w osiągnięciu wysokiego stanu skupienia (wielu z nas mówi wtedy o tym jako o stanie flow; jeśli masz 18 min, posłuchaj autora tego pojęcia, Mihaly Csikszentmihalyi, jak ten stan najlepiej osiągnąć). Wysoka koncentracja na osiągnięciu celu sprawi, że nasze zadania będziemy wykonywać szybciej i lepiej.
Brak rozpraszaczy w ciągu dnia powoduje, że pracujemy intensywniej. Z jednej strony to jeden z największym benefitów pracy zdalnej, ale z drugiej... realne ryzyko przeładowania informacjami, szybszego zmęczenia i bycia w ciągłym stanie gotowości, bez faz odpoczynku. To może skutkować nie tylko naszą niższą efektywnością w długiej perspektywie, ale i nieprzyjemnymi następstwami dla naszego ciała i ducha (stres, zmęczenie, bezsenność, bóle głowy i mięśni, obniżenie koncentracji i wiele więcej). Jak jednak to kontrolować i zachować balans w pracy zdalnej?
Wskazówka: Zaplanuj swój dzień i regularne przerwy
Niech pierwszym zadaniem każdego dnia, będzie przygotowanie planu - jakie masz zadania, spotkania i obowiązki do zrealizowania. Oszacuj też, ile każde z nich powinno Ci zająć, a także co zrobisz, jeśli zostanie Ci dodatkowy czas (warto od razu zaplanować, jakie dodatkowe aktywności podejmiesz - na przykład te związane z Twoim rozwojem).
Plan dnia (w formie listy zadań, harmonogramu, tablicy kanbanowej lub innej wybranej metody) będzie nie tylko pomagał w zarządzaniu czasem własnym, ale i w utrzymaniu samodyscypliny. Nie zapomnij zaplanować sobie przerw - na krótki spacer, power-nap, przygotowanie sobie posiłku lub ulubionego napoju, rozmowę z bliskimi. Dzięki temu zoptymalizujesz swój czas pracy, a dodatkowo zadbasz o regularny poziom skupienia i koncentracji.
Unikaj rozpraszaczy i spadku motywacji - jeśli pracujesz w jednej przestrzeni z innymi domownikami lub dziećmi - spróbujcie wspólnie przygotować ramy dnia i zadania. Zaplanujcie wspólne przerwy i to, kiedy chcecie skończyć pracę. Jeśli zdarza Ci się, że rozpraszają Cię media społecznościowe czy komunikatory - wypróbuj aplikacje, które blokują dostęp do wybranych stron lub limitują czas na nich spędzany (nasz wybór to Freedom lub RescueTime).
3. Izolacja i brak kontaktu ze współpracownikami? Nie przestawaj dbać o kulturę organizacyjną!
Home office nie oznacza przerwy pracy nad kulturą organizacyjną i kontaktu ze współpracownikami. Niestety, często zapominamy o tym, jak ważne są wspólne rytuały i doświadczenia, które towarzyszą nam w fizycznej przestrzeni biurowej - wspólne spotkania, small-talki i wzajemna motywacja.
Warto na to zaplanować dodatkowy czas - poza regularnymi telekonferencjami i spotkaniami zdalnymi. Izolacja i praca w pojedynkę może przyczynić się do niższej motywacji, a co za tym idzie - efektywności pracy. To też element niezbędny do dbania o samodyscyplinę i zarządzanie własnym czasem pracy. Zdalna praca zmusza nas do zdobywania nowych kompetencji i testowania nowych form współpracy. Warto wykorzystać ten czas na wypracowanie metod i przyzwyczajeń, które zwiększą naszą efektywność, ale wpłyną też długofalowo na rozwój naszej firmy.
Wskazówka: Stwórz nowe rytuały i doświadczenia w zespole
Może to właśnie ten czas, w którym Twój zespół powinien stworzyć i przetestować nowe formy angażowania, wymiany informacji i komunikacji ze sobą? Od dłuższego czasu w Socjomanii przyglądamy się modelowi tworzenia i animowania społeczności w środowiskach wirtualnych - jeden z najważniejszych wniosków to to, jak ważne są wspólne rytuały i nawyki, które praktykuje grupa.
Warto przetestować formę regularnych (a nawet codziennych), krótkich spotkań typu "daily" (często takie wydarzenia pojawiają się w metodyce pracy zespołów scrumowych i działających zwinnie). Ich celem jest synchronizacja pracy, wymiana wiedzy i informacji, a także potencjalnych problemów w realizacji celów. Dodatkowo, w przypadku wielu pracowników zdalnych, są też okazją do wzajemnej motywacji i regularnego kontaktu z zespołem. Warto również zadbać o wysoki priorytet komunikacji towarzyskich - w firmowych grupach, społecznościach, na komunikatorach. Praca zdalna sprzyja również organizowaniu krótkich webinarów, na których pracownicy dzielą się wzajemnie wiedzą czy feedbackiem. Do tego również będzie niezbędne wybranie odpowiednich narzędzi digital - nie tylko komunikatorów, ale i narzędzi, które wspierają pracę warsztatową, współtworzenie i wymianę doświadczeń.
Co dalej?
Wypracowanie własnych zasad i nawyków, pomoże każdemu z Was na jak najbardziej efektywne i przyjemne pracowanie w trybie zdalnym. Jeśli macie inne taktyki, które pomagają Wam w zarządzeniu swoim czasem lub koordynacją działań Twojego zespołu - podziel się z nami :) Życzę nam wszystkim dużo samoorganizacji i samodyscypliny, nie tylko w pracy zdalnej!
Mamy coś dla Ciebie :)
W Socjomanii praca zdalna z naszym zespołem i z naszymi klientami jest dla nas ważną praktyką na zwiększenie efektywności pracy. Uczymy się wspólnie z klientami, jakie narzędzia digital, dobre praktyki i rekomendowane procesy są najskuteczniejsze.
Zdecydowaliśmy się przygotować dla Was zdalny (oczywiście!) kurs - praca zdalna. Powstał on na podstawie własnych doświadczeń, a także naszych klientów - osób pracujących zdalnie w systemie okazjonalnym i takich podmiotach, które na pracy zdalnej zbudowały swoją przewagę rynkową.
Postaraliśmy się przedstawić w nim nie tylko narzędzia wspomagające pracę zdalną, ale również prezentujące dobre praktyki i zasady, jakimi powinny się kierować osoby pracujące zdalnie, aby zachować higienę pracy oraz jej należytą efektywność. Jeśli chcesz, by cały Twój zespół zyskał nowe kompetencje i sprofesjonalizował się, pracując w warunkach home office - daj nam znać, a chętnie przygotujemy dla Ciebie spersonalizowaną ofertę!
